تقارير يقرؤها الناس فعلاً

عدد التقارير مؤشر سيئ على جودتها. فالنظام الذي يضم ثمانين تقريراً يضمها في الغالب لأن أحداً لم يجد التقرير المناسب، فأُضيف تقرير شبه مكرر مرتين في السنة على مدى عقد كامل. والنتيجة قائمة طويلة إلى حد يدفع الناس إلى تصدير البيانات إلى Excel بدلاً منها، وهي النتيجة نفسها التي وُجدت التقارير لمنعها.

لكل تقرير سؤال ومسؤول وقرار

قبل أن تبني تقريراً، اكتب السؤال الذي يجيب عنه، ومن يقرؤه، وما الذي سيفعله على نحو مختلف بحسب الإجابة. التقرير الذي يخفق في الاختبار الثالث هو في أحسن الأحوال بطاقة في لوحة تحكم، وفي أغلب الأحوال مجرد عادة.

والاختبار نفسه، حين تطبقه على القائمة الحالية، هو طريقة تقصيرها. اسأل المسؤول عن كل تقرير: أي قرار يحرّكه هذا التقرير؟ ما لا جواب له يمكن إيقافه، وإيقافه يسهّل العثور على التقارير المتبقية.

اصطلاحات الإشارة هي السبب الأول لفقدان الثقة في الرقم

حين يدين لك العميل، هل يظهر رصيده موجباً أم سالباً؟ هل المرتجع بيع بقيمة سالبة، أم مرتجع بقيمة موجبة؟ وهل يظهر المصروف موجباً لأنه تكلفة، أم سالباً لأنه ينقص الربح؟

كل إجابة يمكن الدفاع عنها، ولا توجد إجابة تصلح للجميع، لذلك فالإخفاق الحقيقي الوحيد هو التناقض بين تقريرين يقارن القارئ بينهما. اختر الاصطلاح لكل مفهوم، واذكره في رأس التقرير، وطبّقه في كل مكان. فالقارئ الذي يضطر إلى استنتاج اصطلاح الإشارة بنفسه قد فقد ثقته في الرقم مسبقاً.

اذكر تاريخ البيانات

أي تقرير يمكن تخزينه مؤقتاً، أو يقرأ من جدول ملخّص، يجب أن يعرض اللحظة التي تعود إليها بياناته. فبدون ذلك يبدو الرقم الذي تحدّث قبل خمس دقائق مطابقاً للرقم الذي تحدّث أمس، ويُتخذ القرار بناءً على الأقدم.

وتزداد أهمية ذلك في لوحات التحكم، فهي أكثر التقارير عرضة للتخزين المؤقت، وأقلها إفصاحاً عن ذلك.

صمّم للغتين وللورق

التقرير أكثر ما في نظام الأعمال حساسية للتنسيق: جداول كثيفة، وأسماء طويلة، وأرقام يجب أن تصطف بدقة. وفي العربية ينعكس اتجاه الجدول بالكامل، وعروض الأعمدة التي ناسبت التسميات الإنجليزية لن تتسع للتسميات العربية.

كما أن التقارير تُطبع وتُرسل بالبريد الإلكتروني. والتقرير الأنيق على الشاشة الذي تتعذر قراءته بصيغة PDF سيُلتقط بصورة للشاشة، وهكذا يصل رقم إلى اجتماع دون أي إشارة إلى وقت استخراجه أو عوامل التصفية التي أنتجته.

التقارير الستة التي تحتاجها معظم الشركات فعلاً

1. ميزان المراجعة، لأن كل ما عداه يجب أن يتطابق معه.

2. تقييم المخزون حسب المستودع، مع سجل حركة لأي صنف.

3. أعمار الذمم المدينة حسب تاريخ الاستحقاق لا تاريخ الفاتورة، فالتأخر تحدده شروط السداد لا عمر الفاتورة.

4. الذمم الدائنة بالمعالجة نفسها، حتى ترى المستحق قبل أن يتأخر.

5. هامش الربح لكل منتج ولكل عميل، بعد الخصومات.

6. الموقف النقدي والمدفوعات الملتزم بها خلال الثلاثين يوماً القادمة.

معظم التقارير الأخرى ليست سوى أحد هذه التقارير الستة مع عامل تصفية. والنظام الذي يتيح للمستخدم إضافة عامل تصفية وحفظ النتيجة هو نظام يحتاج إلى ستة تقارير، لا ثمانين.