اختيار النظام
اثنا عشر سؤالاً لمورّد نظام ERP، والإجابات التي يجب أن تقلقك
العرض التوضيحي أداء مُعَدّ مسبقاً. أما هذه الأسئلة فيصعب الإعداد لها، ومع كل منها ما يعنيه التهرب من الإجابة في العادة.
فريق Rocket ERP
Rocket ERPمدة القراءة: 3 دقيقة
يُريك العرض التوضيحي المسارات التي اختار المورّد أن يريك إياها. هذا ليس خداعاً، بل طبيعة العروض التوضيحية. لكنه يعني أن الأسئلة المفيدة هي تلك التي لا يمكن التدرب عليها. إليك اثني عشر سؤالاً منها، مع ما تدل عليه الإجابة المبهمة في العادة.
عن الأرقام
أرني تقرير تقييم المخزون ورصيد حساب المخزون في التاريخ نفسه. التهرب هنا هو الأعلى كلفة في القائمة كلها، فهو يعني في العادة أن العمليات والمحاسبة نظامان منفصلان يسوّي بينهما موظف يدوياً.
عندما تتغير تكلفة الشراء، ماذا يحدث للأصناف الموجودة في المخزون، ولدفتر الأستاذ العام؟ إذا تحدّث التقرير ولم يتحدث دفتر الأستاذ، فهوامش ربحك غير قابلة للتدقيق.
هل يمكن تعديل فاتورة مُرحَّلة؟ الإجابة الصحيحة: لا، ويكون التصحيح بإشعار دائن. أما الإجابة بنعم فتعني أن أرقامك المعلنة قد تتغير بعد إعلانها.
أرني كشف حساب أحد العملاء، ثم رصيد الذمم المدينة. هذا هو اختبار السؤال الأول، لكن من جهة العملاء هذه المرة.
عن التغيير
أضف الآن، في هذا العرض، قائمة أسعار ثانية لعملاء الجملة. إذا احتاج ذلك إلى مبرمج، فكل تغيير مستقبلي في الأسعار سيحتاج إلى مبرمج أيضاً.
أضف خطوة اعتماد إلى أوامر الشراء. تتغير مسارات الاعتماد مع نمو الشركة، فإن كانت هذه الخطوة تطويراً خاصاً، فستنتقل الاعتمادات إلى خارج النظام.
كيف أضيف فرعاً، وما تكلفة ذلك؟ إذا كان كل فرع يحتاج إلى تثبيت جديد، فستظل تسوّي الأرقام بين أنظمة منفصلة إلى الأبد.
من يستطيع تعديل تقرير؟ إذا كان كل تعديل يتطلب طلب دعم، فستتوقف عن طلب التقارير وتبدأ تصدير البيانات إلى Excel، وهي النقطة التي بدأت منها.
عن العلاقة
صدِّر لي جميع بياناتي الآن، ونحن ما زلنا في التجربة. أي تردد في هذه اللحظة يُنبئك بما ستواجهه في السنة الثالثة. واسأل صراحةً عن إمكانية تصدير قاعدة البيانات كاملة.
ماذا يحدث لبياناتي إذا توقفت عن الدفع؟ تحتاج إلى إجابة واضحة عن حق الوصول خلال مدة الإشعار وبعدها.
أي هذه المزايا متاح اليوم وأيها مخطط له؟ الإجابة الصادقة علامة جيدة. أما المورّد الذي يقول إن كل شيء متاح، فستكتشف خطة تطويره لاحقاً.
ما الذي لا تجيدونه؟ الإجابة مفيدة أياً كانت. لكل نظام جانب ضعيف، والمورّد الذي يسمّي جانبه يخبرك أنه يعرف منتجه.
سؤالان عن الدعم أهم مما يبدوان
اسأل من يرد على الهاتف، وبأي لغة. واسأل: ماذا يحدث عندما تتطلب الإجابة تغييراً في البرنامج نفسه لا في الإعدادات؟ من يقرر، وكم يستغرق ذلك عادةً؟
جودة الدعم غير مرئية في الغالب وقت البيع، لكنها تطغى على التجربة كلها بعده. والسؤال الثاني هو الذي يميّز المورّد القادر على حل المشكلة من المورّد الذي لا يملك إلا شرحها.
كيف تزن ما تسمعه
فضّل ما يُعرض عليك على ما يُقال لك، والمحدد على العام، و«لا» الصادقة على «نعم» الواثقة. ودوّن كل إجابة كانت تهرباً لا إجابة. ليس لأن التهرب يثبت الأسوأ، بل لأن هذه القائمة هي مصدر المفاجآت القادمة، وستحتاج إلى طرح أسئلتها مجدداً قبل أن توقّع.