اختيار النظام
كيف تختار نظام ERP لا تندم عليه في عامه الثاني
نادراً ما يكون الندم على نظام ERP بسبب المزايا. سببه في الغالب من يملك البيانات، وكم يكلّف التغيير، وهل تتطابق الأرقام بين شاشتين. إليك ما تفحصه قبل التوقيع.
فريق Rocket ERP
Rocket ERPمدة القراءة: 3 دقيقة
قائمة المزايا أسهل ما يمكن مقارنته وأقله فائدة. فكل نظام في هذا السوق سيؤكد أن لديه إدارة للمخزون والفوترة والتقارير. أما ما يميّز نظاماً تظل راضياً عنه في عامه الثاني عن نظام تصارعه كل يوم، فنادراً ما يرد في تلك القائمة أصلاً.
وهناك أربعة أسئلة تحسم الأمر في العادة.
١. هل تتطابق فعلاً الشاشتان اللتان يُفترض أن تتطابقا؟
هذا هو السؤال الأهم والأقل طرحاً. اطلب أن ترى تقرير تقييم المخزون ورصيد حساب المخزون في دفتر الأستاذ العام، بالتاريخ نفسه وفي العرض التوضيحي نفسه. ثم اطلب كشف حساب عميل ورصيد حساب مراقبة الذمم المدينة.
إذا اختلف الرقمان، فالنظام يمسك دفترين: أحدهما للعمليات والآخر للمحاسبة، ويطابق بينهما موظف في نهاية كل شهر. وهذه المطابقة وظيفة دائمة أنت على وشك التعيين لها. وإذا تطابقا، فاسأل عن السبب. الإجابة التي تريدها أن حركات المخزون تُرحَّل إلى دفتر الأستاذ العام لحظة وقوعها، لا أن مهمة ليلية تنسخ الأرقام من مكان إلى آخر.
واطرح السؤال نفسه عن التكلفة. حين يتغيّر سعر الشراء، هل تتغيّر تكلفة الأصناف الموجودة في المخزون، وهل يصل هذا التغيير إلى دفتر الأستاذ العام؟ فالنظام الذي يعيد احتساب التقرير دون القيد سيعرض عليك رقم ربح لا يستطيع أي محاسب الدفاع عنه.
٢. كم يكلّف التغيير، ومن يستطيع إجراءه؟
ستغيّر شركتك قواعد التسعير وتسلسل الاعتمادات وهيكل الفروع خلال عامين. والسؤال الحقيقي ليس ما إذا كان النظام يتيح التغيير، بل ما الذي يتطلبه هذا التغيير.
إذا كانت إضافة قاعدة خصم تحتاج إلى مبرمج ونشر إصدار جديد، فستتوقف عن إضافة قواعد الخصم.
إذا احتاج مستوى اعتماد جديد إلى تطوير خاص، فستعود الاعتمادات إلى واتساب.
إذا تطلبت إضافة فرع تثبيتاً جديداً، فستشغّل نظامين وتطابق بينهما يدوياً.
اطلب أن يُنفَّذ التغيير أمامك، لا أن يُوصف لك. وطلب مثل «أضف قائمة أسعار ثانية لعملاء الجملة، الآن، في هذا العرض» طلب منصف، والإجابة مفيدة في الحالتين.
٣. من يملك البيانات، وهل يمكنك المغادرة بها؟
اطلب تصدير البيانات أثناء التجربة لا بعد الالتزام، فالإجابة أصدق ما دمت عميلاً محتملاً. وثلاث نقاط تستحق أن تتحقق منها: هل يمكن تصدير كل القوائم، وهل يتوفر تصدير كامل لقاعدة البيانات، وهل تكلّفك المغادرة شيئاً غير مدة الإشعار.
المورّد الذي لا يستطيع أن يسلّمك تصديراً لبياناتك أنت يخبرك بشيء عن السنوات الخمس المقبلة. وهذا أيضاً أرخص ما يمكن التحقق منه في التقييم كله، ولهذا يستحق أن تبدأ به.
٤. هل يعمل باللغة التي يستخدمها موظفوك فعلاً؟
وفي منطقتنا يعني ذلك العربية في الغالب، والعربية أكثر من قائمة مترجمة. افحص المستندات المطبوعة ورسائل الخطأ والتقارير وتطبيقات الهاتف. فإن توقفت العربية عند الواجهة وصدرت الفاتورة بالإنجليزية، فسيرى عملاؤك نظامك بالإنجليزية.
وافحص الاتجاه أيضاً. فالتخطيط من اليمين إلى اليسار الذي أضيف في مرحلة لاحقة يظهر في جداول غير متسقة، وأرقام في العمود الخطأ، وتواريخ تُقرأ معكوسة. أمور صغيرة كلٌّ على حدة، لكنها مصدر إزعاج يومي لكل من يستخدم النظام.
ماذا تفعل بالإجابات
دوّن الأسئلة قبل العرض التوضيحي، وأصرّ على أن ترى لا أن تسمع. المورّد الذي يعرض عليك دفتر الأستاذ العام بجانب تقرير المخزون قد حل المشكلة الصعبة بالفعل. أما الذي يتجاوز السؤال بسرعة، فقد دلّك على المكان الذي ستبحث فيه لاحقاً.
وقدّم «لا» الصريحة على «نعم» الغامضة. فالنظام الذي يقول بوضوح إنه لا يؤدي وظيفة معينة أسهل في التخطيط من نظام يدّعي أنه يؤديها ثم تظهر حدوده في الشهر الثالث.