أدلة
الانتقال إلى نظام جديد دون أن تخسر عاماً كاملاً
ما الذي تنقله، وما الذي تتركه، ولماذا تفوق الأرصدة الافتتاحية سجل الحركات أهمية. خطة انتقال تتسع لها صفحة واحدة.
فريق Rocket ERP
Rocket ERPمدة القراءة: 3 دقيقة
تفشل معظم مشروعات الانتقال بإحدى طريقتين: إما أن تحاول نقل كل شيء فلا تنتهي أبداً، وإما أن تنقل أقل من اللازم فلا يمكن مطابقة الشهر الأول في النظام الجديد مع الشهر الأخير في النظام القديم. ويمكن تجنب الحالتين بقرار مبكر يحدد الغرض الحقيقي من البيانات التاريخية.
الأرصدة الافتتاحية هي المطلوب، والتاريخ ميزة إضافية
المطلوب أن يبدأ النظام الجديد بأرقام صحيحة. وهذا يعني أن تنقل إليه، في تاريخ فصل تختاره أنت: كميات المخزون وقيمها، وأرصدة العملاء والموردين مفصّلة فاتورةً فاتورة، وأرصدة الخزينة والبنوك، والأصول الثابتة بمجمّع إهلاكها، ثم ميزان المراجعة الذي تنتهي إليه كل هذه الأرصدة.
أما سجل الحركات، أي كل فاتورة صدرت خلال السنوات الخمس الماضية، فمفيد لكنه اختياري، وفيه تغرق مشروعات الانتقال. فالمستندات القديمة تحمل افتراضات قديمة: أصناف أُوقفت، ونسب ضريبية أُلغيت، وعملاء لم يعودوا موجودين، ومعاملة ضريبية كانت قانونية في وقتها ولم تعد كذلك. واستيرادها يعني إعادة إنتاج تلك الافتراضات في نظام صُمم وفق قواعد اليوم.
والإجابة الصحيحة في الغالب أن تُبقي النظام القديم متاحاً للاطلاع على التاريخ، وأن تنقل الأرصدة مع حركات السنة الحالية. وإن احتجت إلى فاتورة قديمة، فابحث عنها حيث صدرت.
نقِّ البيانات قبل النقل، لا بعده
الانتقال هو اللحظة الوحيدة التي تكون فيها تنقية البيانات رخيصة، لأن شيئاً لم يُبنَ عليها بعد. ادمج سجلات العملاء المكررة. أوقف الأصناف التي لم تُبع منذ عامين. صحّح وحدات القياس. استكمل أرقام التسجيل الضريبي. وحدد دليل الحسابات الذي تريده بدلاً من نسخ الدليل الحالي.
كل خطوة من هذه تكلّف ساعة الآن أو شهراً لاحقاً. والاستيراد نفسه يصنع قائمة ما يحتاج إلى تنقية: فالاستيراد الذي يبيّن الخطأ في كل صف يخبرك بالضبط أين تكمن أخطاء بياناتك، وهذا ما يجعل أول استيراد فاشل أنفع مستند في المشروع.
تسلسل ينجح
حدّد تاريخ الفصل في بداية شهر، والأفضل في بداية ربع سنة. أما منتصف الشهر فتجنّبه دائماً.
استورد البيانات الأساسية أولاً: الحسابات، والفروع، والمستودعات، والأصناف، والوحدات، والعملاء، والموردين، والموظفين. لا حركات قبل أن تكتمل صحة هذه البيانات، لأن كل حركة تشير إليها.
استورد الأرصدة الافتتاحية قيوداً افتتاحية صريحة، لا تسويات. يجب أن تتمكن لاحقاً من التعرف عليها على حقيقتها.
قبل التشغيل الفعلي، أجرِ ثلاث مطابقات: قيمة المخزون مع حساب المخزون، وأرصدة العملاء مع حساب الذمم المدينة، وميزان المراجعة مع النظام القديم. وما لا يتطابق في يوم البدء لن يتطابق بعده أبداً.
شغّل النظامين معاً لفترة واحدة إن استطعت تحمّل ذلك، وقارن نتيجتي الإقفال. هذا هو الاختبار الحقيقي الوحيد.
ما يُنسى عادةً
ترقيم المستندات. قرر هل يكمل النظام الجديد التسلسل القديم أم يبدأ من جديد، وتأكد ألا يؤدي اختيارك إلى مستندين بالرقم نفسه.
الأوامر التي سُلّم جزء منها، والفواتير التي سُدّد جزء منها. ستجدها في أي تاريخ فصل تختاره، لذلك حدّد طريقة معالجتها مسبقاً بدلاً من الارتجال في كل حالة.
الشيكات والأوراق المؤجلة الموجودة لديك. إنها أصول لها تواريخ استحقاق، ويجب أن تنتقل إلى النظام الجديد.
من يرى ماذا. تُضبط الصلاحيات عادةً في النهاية وتحت الضغط، ولهذا ينتهي الأمر بأن يصبح الجميع مديرين للنظام.
واحتفظ بالنظام القديم حتى تطمئن
إتاحة النظام السابق للاطلاع فقط لمدة عام تكلّف القليل، وتزيل الضغط لنقل بيانات تاريخية قد لا تحتاج إليها أبداً. والمشروع الذي يصر على إيقاف النظام القديم في اليوم الأول هو الأكثر عرضة لانتقال رديء، لمجرد الالتزام بذلك الموعد.