التشغيل
تكلفة المنتج من خامات وأجور وتكاليف غير مباشرة، وثلاثة مواضع يختل فيها حسابها عادةً. فإن قيّدت الأجور منفصلة عن المنتج، فالرقم الذي تسمّيه تكلفة المنتج ليس تكلفته.
تولّد تجارة التجزئة مئات المعاملات الصغيرة، وسؤالاً واحداً كل يوم: هل يطابق النقد في الدرج المبيعات المسجلة في النظام؟ إليك ما يجب أن يتحقق لتكون الإجابة نعم.
أدلة
ما الذي تنقله، وما الذي تتركه، ولماذا تفوق الأرصدة الافتتاحية سجل الحركات أهمية. خطة انتقال تتسع لها صفحة واحدة.
المحاسبة
نادراً ما يعود طول الإقفال إلى نقص الموظفين. السبب قائمة من المسائل تُركت معلقة طوال الشهر، ثم جُمعت لتُحل كلها في نهايته.
أصعب ما في الفرع الثاني ليس المخزون، بل أن كل سجل صار مطالَباً بأن يعرف الفرع الذي ينتمي إليه. والسجل الذي لا يعرفه يختفي من كل القوائم.
إن لم تستطع أن تشرح كيف احتُسبت تكلفة الصنف، فلن تستطيع الدفاع عن هامش الربح المبني عليها. إليك ما يفعله متوسط التكلفة المتحرك فعلاً، وأين يخطئ.
رقمان يجب أن يتطابقا، ونادراً ما يتطابقان. أسباب الفرق قليلة ومحددة، وكل سبب منها يدل على ضابط رقابي غائب يختلف عن غيره.
اختيار النظام
لا تُخفق جداول Excel بصوت عالٍ، بل تواصل إنتاج الرقم بعد أن يتوقف عن كونه صحيحاً بوقت طويل. هذه هي الأعراض التي يجدر بك أن تلاحظها قبل أن يلاحظها المدقق نيابةً عنك.