لماذا يختلف تقرير المخزون عن حساب المخزون في دفاترك؟

يعرض تقرير تقييم المخزون رقماً، ويعرض حساب المخزون في ميزان المراجعة رقماً آخر. كلاهما يصف البضاعة نفسها، في المستودع نفسه، في التاريخ نفسه. أحدهما إذن خاطئ، وإلى أن تعرف أيهما، لا يمكنك الاعتماد على أي منهما.

للفرق في الواقع عدد قليل من الأسباب. ويستحق كل سبب أن تتعرف إليه من بصمته، لأن العلاج يختلف من سبب إلى آخر.

حركة لم تصل إلى دفتر الأستاذ العام

هذا هو السبب الأشيع. تحركت البضاعة، تسليماً أو مرتجعاً أو تحويلاً أو شطباً، وتغيرت الكمية دون قيد. التقرير يقرأ الكميات، ودفتر الأستاذ العام يقرأ القيود، فيفترقان بقيمة الحركة غير المُرحَّلة تماماً.

بصمته فرق يظهر في تاريخ محدد ولا يُغلق بعده أبداً. والضابط ألا يسمح النظام بحفظ أي مستند يغيّر الكمية دون ترحيله في المعاملة نفسها، فلا يمكن أن توجد حركة مسجلة نصفها فقط.

تكلفة تغيرت بعد تسجيل القيد

تُعدَّل فاتورة شراء، أو تصل تكاليف الشحن والتخليص متأخرة، فيتغير متوسط تكلفة الصنف. يعيد تقرير التقييم الحساب فوراً لأنه يقرأ التكلفة الحالية. أما القيد فلا يتغير، لأنه رُحّل بالتكلفة القديمة.

بصمته فرق يظهر دون أن تتحرك أي بضاعة. والضابط أن يكون تغيير التكلفة نفسه ترحيلاً، أي قيد إعادة تقييم، لا إعادة حساب صامتة. وأي نظام يسمح لك بتغيير التكلفة دون إنشاء قيد سيظل يُنتج هذا الفرق بلا نهاية.

ترحيل إلى حساب خاطئ أو دون فرع

تواجه الشركات متعددة الفروع هذا السبب مبكراً. رُحّلت الحركة فعلاً، لكن إلى حساب مخزون غير الذي يجمّع التقرير على أساسه، أو دون أي فرع على السطر. وقد يكون إجمالي الشركة صحيحاً، بينما رقم كل فرع خاطئ.

بصمته فرق يتلاشى على مستوى الشركة ولا يتلاشى على مستوى الفرع. والضابط أن تتحقق من حسابات الترحيل قبل تسجيل القيد، وأن ترفض أي سطر مخزون بلا فرع بدلاً من قبوله وتركه خارج الرؤية.

رصيد سالب سُمح به

رُحّلت عملية بيع لبضاعة لم تُستلم بعد. تصبح الكمية سالبة، وتكلفة الكمية السالبة مجرد تخمين، ومن تلك اللحظة يصبح التقييم وهماً. والأسوأ أن الاستلام حين يصل أخيراً بتكلفة مختلفة، يقع التصحيح في فترة لاحقة.

بصمته صنف كانت كميته سالبة في أي لحظة خلال الفترة. والضابط قرار تتخذه بوعي: إما أن ترفض البيع، وإما أن تسمح به وفق افتراض تكلفة محدد. ما يجب ألا يحدث هو السماح به دون أي افتراض.

فروق جرد لم تُقيَّد

كشف الجرد الفعلي فرقاً، فعدّل أحدهم الكمية في النظام دون قيد تسوية. هذا هو إخفاق السبب الأول نفسه، لكنه يستحق اسماً مستقلاً، لأن من يرتكبه في العادة يظن أنه يصحح خطأً، لا أنه يصنع خطأً جديداً.

كيف تجعلهما متطابقين وتحافظ على تطابقهما

1. ابدأ بتسوية صنف واحد، لا المستودع كله. اختر صنفاً فيه فرق، واستخرج حركاته خلال الفترة، وابحث عن الحركة التي لا قيد لها. صنف واحد يكفي لتعرف أي الأسباب السابقة تواجه.

2. عالج السبب قبل الرصيد. فقيد التسوية الذي يُغلق الفرق دون إزالة سببه لا يمنحك أكثر من شهر واحد.

3. ثم أجرِ التسوية شهرياً ضمن إقفال الفترة، ما دام التحقيق في الفترة ممكناً. فالفرق الذي يُكتشف بعد أحد عشر شهراً لم يعد تسوية، بل شطباً.

الحل الجذري أن تصدر الكمية والقيمة عن الحدث نفسه. فعندما ترحّل الحركة قيدها في معاملة قاعدة البيانات نفسها، لا يمكن أن يتباعد التقريران. ليس لأن أحداً يسوّي بينهما، بل لأن هناك سجلاً واحداً فقط يقرآن منه.