تكلفة يمكنك الدفاع عنها في أي اجتماع

كل رقم لهامش الربح في شركتك يقوم على رقم واحد لكل صنف: كم كلّف هذا الصنف. وإن تعذّر شرح طريقة الوصول إلى هذا الرقم في جملتين، فكل تقرير مبني عليه ادعاء لا قياس.

ما متوسط التكلفة المتحرك بالضبط

الفكرة بسيطة. لكل صنف كمية في المخزون وقيمة إجمالية. كل استلام يضيف إليهما كميته وقيمته، ثم تُقسم القيمة الإجمالية الجديدة على الكمية الإجمالية الجديدة فتنتج تكلفة الوحدة. أما الصرف فيُخرج الكمية بالمتوسط القائم، ولذلك لا يغيّر المتوسط.

أي أن تكلفة الصنف تتغيّر عند دخول البضاعة، ولا تتغيّر أبداً عند خروجها. وهذه الجملة وحدها تحسم معظم الخلافات حول التكلفة، لأنها تدلّك على موضع البحث: إن تغيّرت التكلفة دون أي استلام، فقد عدّل أحدهم بيانات سابقة.

أين يخطئ، مرتباً من الأكثر تكراراً

• تكاليف تصل بعد البضاعة: الشحن والجمارك والتخليص، في فواتير منفصلة تأتي بعد أسابيع. فإن سُجّلت هذه التكاليف مصروفاتٍ ولم تُضَف إلى قيمة الصنف، ظهرت التكلفة أقل من حقيقتها والهامش أعلى من حقيقته، وهو خطأ دائم لا يزول.

• فاتورة عُدّلت بعد ترحيلها. يتغيّر الاستلام الذي حدد المتوسط، فيتغيّر المتوسط بأثر رجعي، بينما تبقى القيود التي نتجت عنه كما هي.

• الرصيد السالب. لا معنى لمتوسط تكلفة على كمية سالبة. وما إن يحدث ذلك حتى يرث كل احتساب لاحق هذا التشوه.

• مرتجعات بتكلفة خاطئة. يجب أن يعود مرتجع العميل بالتكلفة التي خرج بها، لا بمتوسط اليوم. وقيده بمتوسط اليوم ينقل القيمة بين الفترات دون أن يلاحظ أحد.

مسألة التقريب التي لا يسأل عنها أحد حتى تقع المشكلة

تكلفة الوحدة حاصل قسمة، ونادراً ما تنتهي القسمة دون كسور. ومع آلاف الحركات، يتراكم أثر التقريب إلى منزلتين عشريتين، فيظهر فرق واضح بين مجموع السطور ورصيد الحساب.

والحل العملي أن تحتفظ بالتكلفة بعدد من المنازل العشرية أكبر مما تعرضه، وأن تقارن الكميات بهامش تسامح لا بمطابقة حرفية. فالكمية 0.0000001 تساوي صفراً لكل غرض تجاري، لكن المقارنة الحرفية تعدّها رصيداً متاحاً، فترفض بيعاً أو تعرض رصيداً بناءً على أثر تقريب لا أكثر.

ما تفحصه في بياناتك هذا الأسبوع

1. استخرج قائمة بكل صنف بلغت كميته رصيداً سالباً في أي لحظة خلال العام الماضي. كل صنف منها تشوه في التكلفة له تاريخ محدد.

2. ابحث عن حسابات الشحن والتخليص في دفتر الأستاذ العام. فإن كانت تحمل رصيداً لا يُصفّى أبداً، فهذه التكاليف لا تصل إلى تكلفة الصنف.

3. اختر أعلى ثلاثة أصناف قيمة واقرأ سجل حركتها. يجب أن تتمكن من إرجاع كل تغيّر في التكلفة إلى استلام بعينه. وإن لم تتمكن، فدوّن التغيّر الذي عجزت عن تفسيره.

الهدف ليس رقماً مثالياً، بل رقماً تستطيع أن تبيّن طريقة اشتقاقه لمراجع حسابات أو لشريك، دون أن تعيد بناءه في جدول Excel أولاً.