إدارة شجرة الحسابات

شجرة الحسابات هي الهيكل الذي يُرحَّل إليه كل مبلغ في دفاترك. تتكون من خمسة مستويات: المستويات من الأول إلى الرابع تجمع الحسابات، والمستوى الخامس يضم الحسابات التي تستقبل القيود فعلاً. استخدم هذه الشاشة للوصول إلى أي حساب ورصيده، ولإضافة الحسابات التي يحتاجها نشاطك، ولتصحيح اسم الحساب أو تصنيفه.

كيف تُنظَّم الشجرة

• شجرة لكل فرع. لكل فرع نسخته الخاصة من الشجرة، وتبدأ أرقام حساباتها برقم الفرع. وفوق نسخ الفروع توجد الشجرة الرئيسية، وهي النموذج الذي تُنسخ منه الحسابات الجديدة، ولا تستقبل أي قيود.

• يولّد النظام أرقام الحسابات. يأخذ الحساب الجديد الرقم المتاح التالي تحت حسابه الأب. يتسع كل حساب أب في المستويات من الأول إلى الثالث لـ 9 حسابات، وفي المستوى الرابع لـ 99 حساباً، وفي المستوى الخامس لـ 9,999 حساباً.

• الطبيعة والاتجاه. تبيّن الطبيعة هل الحساب مدين (الأصول والمصروفات) أم دائن (الالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات). ويحدد اتجاه الحساب موقعه في الميزانية أو في قائمة الدخل.

تصفّح الشجرة

1. افتح الحسابات › الحسابات › الحسابات. تفتح الشاشة بعرض شجرة على شجرة فرعك.

2. استخدم النطاق للانتقال إلى فرع آخر أو إلى الشجرة الرئيسية.

3. اكتب في بحث بالكود أو الاسم… للوصول إلى الحساب. تحتفظ الشجرة بالحسابات الأب لكل نتيجة، فترى موقع الحساب فيها.

4. فعّل الحسابات القابلة للترحيل فقط لإخفاء الفروع التي لا تحتوي على حساب من المستوى الخامس.

5. استخدم توسيع الكل وطي الكل لفتح الشجرة كلها أو إغلاقها.

تعرض البطاقات أعلى الشجرة عدد الحسابات، والحسابات القابلة للترحيل، وعدد المستويات، والحسابات غير النشطة في النطاق المختار. ويعرض كل سطر رقم الحساب واسمه وشارة مدين أو دائن ورصيده. يظهر الرصيد الأقل من الصفر باللون الأحمر.

اختر جدول لعرض الشجرة نفسها قائمةً بالأعمدة رقم الحساب والاسم والمستوى والحساب الأب والرصيد والطبيعة والاتجاه والحالة وقابل للترحيل. يضيف الجدول عوامل تصفية حسب المستوى والاتجاه والطبيعة والحالة، ويحفظ زر تصدير القائمة بصيغة Excel أو PDF.

فتح حساب

اضغط على اسم الحساب في الشجرة أو على صفه في الجدول. تعرض صفحة الحساب تفاصيل الحساب والأرصدة الافتتاحية (افتتاحي مدين وافتتاحي دائن) والحسابات الفرعية التابعة له بأرصدتها. اضغط على حساب فرعي للنزول في الشجرة.

إضافة حساب

1. اضغط إضافة حساب.

2. في الحساب الأب، اختر الحساب الذي يتبعه الحساب الجديد. لإنشاء حساب يقبل الترحيل، اختر حساباً أب من المستوى الرابع، فيصبح الحساب الجديد من المستوى الخامس.

3. أدخل اسم الحساب.

4. اختر اتجاه الحساب: الميزانية أو قائمة الدخل.

5. اختيارياً: أضف ملاحظة.

6. اضغط حفظ.

يمنح النظام الحساب رقمه، وينقل إليه طبيعة الحساب الأب، ويضيفه إلى الشجرة الرئيسية وإلى شجرة كل فرع في الوقت نفسه. بذلك يبقى هيكل الحسابات واحداً في جميع الفروع.

تعديل حساب

1. افتح الحساب واضغط تعديل الحساب.

2. عدّل اسم الحساب أو الوصف أو طبيعة الحساب أو اتجاه الحساب. لا يمكن تعديل غير هذه الحقول.

3. اضغط حفظ.

يسري التعديل على الحساب الذي فتحته في شجرة ذلك الفرع. لا يمكن تغيير الحساب الأب لأن رقم الحساب مبني عليه. ولا يمكن تغيير الطبيعة بعد أن يصبح للحساب رصيد أو قيود، لأن ذلك يقلب معنى كل مبلغ رُحّل إليه.

أسئلة شائعة

هل يمكنني حذف حساب؟ لا، فالشجرة لا تتيح الحذف. غيّر اسم الحساب الذي لم تعد تحتاجه حتى لا يختاره أحد خطأً.

لماذا لا أستطيع الترحيل إلى حساب أراه في الشجرة؟ لأنه حساب تجميعي من المستويات الأربعة الأولى، أو حساب في الشجرة الرئيسية. راجع الحسابات التي تقبل الترحيل.

أين أرى حركات الحساب؟ شغّل كشف الحساب التفصيلي، أو راجع جميع الحسابات معاً في ميزان المراجعة.