الحسابات التي تقبل الترحيل ومتى يُمنع الترحيل

يمر كل مبلغ يصل إلى دفاترك عبر محرك ترحيل واحد: قيود اليومية اليدوية، والمقبوضات والمدفوعات، والشيكات، والتحويلات، والقيود التي تنشئها الفواتير والمرتجعات وحركات المخزون تلقائياً. يطبّق المحرك ثلاث قواعد على كل قيد. عندما تعرفها، يصبح إصلاح الترحيل المرفوض مسألة ثوانٍ.

القاعدة الأولى: الترحيل إلى حسابات المستوى الخامس في الفرع فقط

تتكون شجرة حساباتك من خمسة مستويات. المستويات من الأول إلى الرابع حسابات تجميعية، رصيدها مجموع أرصدة الحسابات التي تحتها، لذلك لا تستقبل أي مبلغ مباشرة. حسابات المستوى الخامس وحدها تقبل الترحيل.

ولكل فرع نسخته الخاصة من الشجرة، وفوق هذه النسخ توجد الشجرة الرئيسية. الشجرة الرئيسية نموذج للحسابات الجديدة فقط، فلا تستقبل قيوداً هي الأخرى. يجب أن يستخدم القيد حساباً من المستوى الخامس في شجرة أحد الفروع.

تلتزم قوائم الحسابات في شاشات الترحيل بهذه القاعدة مسبقاً، فلا تعرض إلا حسابات المستوى الخامس في فرعك. وفي شجرة الحسابات، يوضح عمود قابل للترحيل ومفتاح الحسابات القابلة للترحيل فقط الحسابات المؤهلة.

إذا استهدف قيد حساباً غير صحيح رغم ذلك، يرفضه النظام برسالة transaction_on_non_leaf_account_not_allowed للحساب التجميعي، أو transaction_on_master_coa_not_allowed لحساب الشجرة الرئيسية.

القاعدة الثانية: يجب أن تكون السنة المالية مفتوحة

لكل فرع سجل سنة مالية واحد لكل سنة ميلادية. يُقبل القيد فقط عندما يكون لسنة تاريخه سنة مالية في الفرع نشطة وغير مقفلة.

تفسّر هذه القاعدة أكثر المفاجآت تكراراً في العام: في أول يوم عمل من يناير يُرفض كل ترحيل حتى يضيف أحدٌ السنة الجديدة. كما تمنع الترحيل إلى سنة أقفلتها. عندما ترفض القاعدة قيداً، تظهر لك الرسالة fiscal_yar_not_active.

للإصلاح، افتح السنوات المالية وأضف السنة لفرعك أو فعّلها. وإذا كانت السنة مقفلة وتحتاج فعلاً إلى الترحيل إليها، يستطيع المستخدم الذي يملك صلاحية إعادة الفتح إعادة فتحها.

القاعدة الثالثة: يجب أن يتوازن القيد

يجب أن يساوي إجمالي المدين إجمالي الدائن. يقبل النظام فرقاً لا يتجاوز 0.01 لاستيعاب التقريب. وفي نموذج قيد اليومية لا يمكنك الترحيل حتى تظهر عبارة متوازن في الإجماليات. تشترك جميع سطور القيد في رقم دفعة واحد وتُحفظ معاً: إذا فشل سطر واحد، لا يُحفظ شيء.

كيف يحرّك الترحيل الرصيد

لكل حساب طبيعة، مدينة أو دائنة. يزيد المدين رصيد الحساب مدين الطبيعة (الأصول والمصروفات) وينقص رصيد الحساب دائن الطبيعة (الالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات)، ويفعل الدائن العكس. ويحدّث الترحيل أيضاً كل حساب أب فوقه، فتبقى أرصدة المستويات الأربعة الأولى محدّثة دائماً.

من يستطيع ترحيل ماذا

لكل شاشة ترحيل صلاحيتها الخاصة، مثل قيود اليومية اليدوية، والتحويل بين الحسابات، وتحصيل المبالغ من العملاء، والدفع للموردين. إذا لم يظهر لك زر أو عنصر في القائمة، اطلب من مسؤول النظام إضافة الصلاحية إلى مجموعتك.

حل المشكلات بسرعة