إدارة فترة التسجيل المفتوح في المزايا

فترة التسجيل هي النافذة الزمنية التي تسجّل فيها الموارد البشرية موظفي الشركة في خطط المزايا، مثل التجديد السنوي لوثيقة التأمين الطبي. ما دامت الفترة مفتوحة فهي تحكم كل تسجيل جديد: يجب أن يقع تاريخ التسجيل داخلها، ولا تُختار إلا الخطط المتاحة فيها. وإذا لم تكن هناك فترة مفتوحة، يمكن إنشاء التسجيلات في أي وقت.

قبل أن تبدأ

• فعّل الخطط التي تريد عرضها. راجع خطط المزايا.

• اتفق على مجموعتين من التواريخ: نافذة التسجيل نفسها، وتواريخ التغطية التي ستحملها التسجيلات الناتجة عنها.

أنشئ فترة

1. افتح الموارد البشرية › المزايا › فترات التسجيل واختر فترة جديدة.

2. أدخل الاسم واختر نوع الفترة: سنوية، أو ربع سنوية، أو تعيين جديد، أو حدث مؤهِّل، أو استثنائية.

3. حدّد تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء لنافذة التسجيل. يجب أن يقع تاريخ الانتهاء في يوم البدء أو بعده.

4. حدّد بداية التغطية، ونهاية التغطية عند الحاجة.

5. أبقِ خيار متاحة لجميع الموظفين محدداً ليمكن تسجيل أي موظف خلال النافذة.

6. في الخطط المتاحة في هذه الفترة حدّد الخطط التي تعرضها هذه النافذة. اتركها كلها دون تحديد لإتاحة جميع الخطط النشطة.

7. حدّد عند الحاجة إرسال رسائل تذكير واختر تاريخ التذكير، واكتب رسالة الإعلان والوصف.

8. اختر حفظ. تُحفظ الفترة في حالة مسودة.

افتح الفترة واستخدمها ثم أغلقها

1. عند بدء النافذة، افتح قائمة إجراءات في صف الفترة واختر تفعيل. تظهر الفترة مفتوحة.

2. أنشئ التسجيلات من تسجيلات المزايا. يعرض نموذج التسجيل تاريخ بدء تغطية الفترة.

3. عند انتهاء النافذة، افتح إجراءات واختر إغلاق.

ما دامت الفترة مفتوحة يرفض النظام التسجيل في الحالتين التاليتين:

• إذا وقع تاريخ التسجيل خارج كل النوافذ المفتوحة، وتذكر الرسالة النوافذ المفتوحة وتواريخها؛

• إذا لم تكن الخطة ضمن الخطط المتاحة في النافذة التي تغطي ذلك التاريخ.

يأخذ كل تسجيل يُنشأ ضمن فترة تاريخَ نهاية التغطية فيها تاريخاً لانتهاء تغطيته. وإذا أُنشئ دون فترة، يأخذ تاريخ انتهاء الخطة نفسها إن وُجد. ويعرض عمود عدد التسجيلات عدد التسجيلات التي قبلتها كل فترة.

التذكيرات

إذا حددت إرسال رسائل تذكير، يظهر في قائمة إجراءات للفترة المفتوحة خيار إرسال تذكيرات. استخدمه مرة واحدة لكل فترة، وبعدها لا يُعرض الخيار لتلك الفترة.

عدّل الفترة أو احذفها

• لا يمكن تعديل الفترة إلا وهي مسودة. بعد فتحها أو إغلاقها تصبح تواريخها جزءاً من التسجيلات التي قبلتها.

• لا يُعرض حذف إلا للفترة المسودة التي لا تسجيلات فيها.

أسئلة شائعة

رُفض التسجيل برسالة تقول إن التسجيل متاح فقط خلال فترات معينة. هناك فترة مفتوحة وتاريخ التسجيل خارجها. غيّر تاريخ التسجيل إلى يوم داخل النافذة، أو أغلق الفترة إذا لم تعد بحاجة إليها.

هل يمكن فتح فترتين في الوقت نفسه؟ نعم. يُقبل التسجيل إذا وقع تاريخه داخل أي نافذة مفتوحة تعرض الخطة.

ماذا يحدث عند إغلاق الفترة؟ تبقى التسجيلات التي أُنشئت كما هي. ولا تعود التسجيلات الجديدة مقيدة بتلك النافذة، فإذا لم تكن هناك فترة أخرى مفتوحة يمكن إنشاؤها في أي وقت من جديد.