استيراد الحضور من ملف Excel

عندما يُحفظ الحضور خارج النظام، كأن يُصدَّر من جهاز حضور غير متصل، يمكنك تحميل فترة كاملة في ملف واحد. يتحول كل صف إلى يوم حضور، ويقيّمه النظام على أساس وردية الموظف تماماً كما يقيّم البصمة.

قبل أن تبدأ

• يجب أن يكون كل موظف في الملف موجوداً في النظام بالرقم الوظيفي نفسه، وأن يكون نشطاً.

• أسند الموظفين إلى وردياتهم أولاً، ليُقيَّم الحضور المستورد بشكل صحيح.

تجهيز الملف

1. افتح الموارد البشرية › الوقت والحضور › عرض سجل الاستيراد.

2. اختر تنزيل القالب. يحتوي قالب Excel على الأعمدة: Employee Code وEmployee Name وAttendance Date وClock In وClock Out وStatus وRemarks.

3. املأ صفاً واحداً لكل موظف في كل يوم:

   • Employee Code هو الرقم الوظيفي في النظام، وهو إلزامي.

   • Employee Name للمرجعية فقط ولا يُستخدم في المطابقة.

   • Attendance Date إلزامي بصيغة YYYY-MM-DD أو DD/MM/YYYY.

   • Clock In وClock Out بصيغة HH:MM أو HH:MM:SS. اتركهما فارغين لتسجيل الغياب.

   • Status اختياري: Present أو Late أو Absent أو Half Day أو On leave. اتركه فارغاً ليحدد النظام الحالة من الأوقات والوردية.

تكرر الورقة الثانية في القالب هذه التعليمات.

رفع الملف

1. اختر اختر ملفاً وحدد ملف Excel أو CSV، والحد الأقصى لحجمه 10 ميجابايت.

2. فعّل استبدال السجلات الموجودة إذا كان الملف سيحل محل أيام مسجلة لنفس الموظف والتاريخ. اتركه موقوفاً للإبقاء على الأيام الموجودة، فيتخطى النظام تلك الصفوف.

3. اختر رفع.

تعرض الشاشة رسالة باستلام الملف وبدء معالجته في الخلفية. يمكنك متابعة عملك، وتتحدث اللوحة تلقائياً.

قراءة النتيجة

عند انتهاء المعالجة تعرض اللوحة الحالة والأعداد: الإجمالي وناجح وفاشل ومتخطّى، مع معدل النجاح.

• الصفوف المتخطاة أيام كانت مسجلة ولم يُطلب استبدالها.

• الصفوف الفاشلة تحتاج إلى تصحيح. يعرض جدول الصفوف المرفوضة لكل صف: الصف والموظف والتاريخ والسبب. واختر تنزيل تقرير الأخطاء للقائمة الكاملة.

أكثر أسباب فشل الصفوف شيوعاً:

• الرقم الوظيفي لا يطابق أي موظف؛

• الموظف غير نشط؛

• صيغة التاريخ أو الوقت غير معروفة؛

• التاريخ أو أحد الأوقات في المستقبل؛

• التاريخ يسبق تاريخ التحاق الموظف.

صحّح الصفوف الفاشلة وحدها في ملف جديد، ثم ارفعه مرة أخرى.

سجل الاستيراد

يعرض سجل الاستيراد كل عملية رفع مع الملف والحالة والإجمالي وناجح وفاشل ومتخطّى. وتكون عملية الاستيراد مكتملة، أو مكتملة جزئياً عند فشل بعض الصفوف، أو فاشلة.

ماذا يحدث بعد ذلك

تظهر الأيام المستوردة في سجل الحضور فوراً، مع حساب ساعاتها وتأخيرها وعملها الإضافي. والحالة التي تكتبها في الملف يحتفظ بها النظام كما هي، مع حساب الساعات من الأوقات. راجع الفترة في إدارة الحضور قبل معالجة الرواتب.

أسئلة شائعة

ما زالت عملية الاستيراد قيد المعالجة منذ وقت طويل. تحتاج الملفات الكبيرة إلى بضع دقائق. وإذا لم تنتهِ العملية أبداً، تواصل مع مسؤول النظام، فقد تكون خدمة المعالجة في الخلفية متوقفة.