تسجيل الحضور والانصراف اليومي وتصحيحه

شاشة الحضور هي السجل الذي تعتمد عليه الرواتب. لكل موظف سجل واحد في اليوم يحمل الحالة ووقتي الدخول والخروج وساعات العمل وأي عمل إضافي. ومن هذا السجل تأتي أيام الحضور والغياب والدقائق الفائتة والعمل الإضافي في كل قسيمة راتب، لذلك استكمل الفترة كاملة وراجعها قبل معالجة الرواتب.

ما تعرضه الشاشة

1. افتح الموارد البشرية › الوقت والحضور › إدارة الحضور.

2. تعرض نظرة عامة على اليوم عدد الموظفين بحالة حاضر ومتأخر وغائب اليوم، وعدد مسجلون حضور حالياً.

3. إذا كان حسابك مرتبطاً بملف موظف، يعرض قسم حضوري بصماتك أنت مع زري تسجيل الدخول وتسجيل الخروج.

4. تجمع البطاقات سجل الحضور وفق التصفية الحالية: أيام الحضور وأيام التأخير وأنصاف الأيام وأيام الغياب وفي إجازة وإجمالي الساعات.

5. صفِّ السجل حسب الفترة أو الموظف أو الحالة، أو ابحث باسم الموظف أو رقمه.

يعرض كل صف الموظف والتاريخ والحالة ووقت الدخول ووقت الخروج وموقع التسجيل والساعات والوقت الإضافي. والبصمة التي أرسلها هاتف كان بلا شبكة تظهر بعلامة مزامنة بدون شبكة مع وقت استلام الخادم لها.

كيف يحدد النظام الحالة

يقيّم النظام تلقائياً السجلات الواردة من الأجهزة والهواتف والاستيراد ومن إضافة حضور، على أساس وردية الموظف:

• يوم عمل بلا تسجيل دخول حالته غائب، أما في يوم إجازة معتمدة أو عطلة أسبوعية أو عطلة رسمية فحالته في إجازة.

• تسجيل الدخول بعد وقت البدء وفترة السماح حالته متأخر.

• اليوم الذي تقل ساعاته عن نصف الساعات المجدولة حالته نصف يوم.

• أي يوم عمل آخر حالته حاضر.

إضافة يوم ناقص

1. اختر إضافة حضور.

2. اختر الموظف والتاريخ، وأدخل وقت الحضور ووقت الانصراف إن كان معروفاً، وأضف ملاحظات.

3. اختر حفظ، ويقيّم النظام اليوم بنفسه.

لكل موظف سجل واحد فقط في اليوم. فإذا كان اليوم مسجلاً، عدّله بدلاً من إضافته.

تحديد الحالة بنفسك

استخدم إدخال يدوي عندما تحتاج حالة محددة، مثل تسجيل نصف يوم اتفق عليه الموظف مع مديره.

1. اختر إدخال يدوي، ثم اختر الموظف والتاريخ والحالة.

2. أدخل وقت الدخول ووقت الخروج إن توفرا، وأضف ملاحظات، ثم اختر حفظ.

ينشئ الإدخال اليدوي اليوم أو يستبدل السجل الموجود. ويحتفظ النظام بالحالة التي اخترتها، ويعيد حساب الساعات من الأوقات.

تسجيل غياب

اختر تسجيل غياب، ثم اختر الموظف والتاريخ واحفظ. وإذا كان للموظف إجازة معتمدة في ذلك اليوم، يسجّله النظام في إجازة بدلاً من الغياب.

تصحيح يوم أو حذفه

• لتصحيح الأوقات، افتح إجراءات الصف واختر تعديل، ثم غيّر التاريخ أو الأوقات أو الملاحظات واحفظ، فيعيد النظام تقييم اليوم.

• لإزالة يوم، اختر حذف وأكّد. يختفي اليوم من السجل والتقارير والرواتب.

قواعد مهمة

• لا يقبل النظام تاريخاً أو وقتاً في المستقبل.

• تُضاف السجلات الجديدة للموظفين النشطين فقط، ويبقى تصحيح السجلات السابقة لموظف غادر الشركة ممكناً.

• لا يمكن حذف يوم يقع ضمن فترة رواتب عولجت بالفعل، وعالج الأمر كتسوية رواتب. ولا يمكن كذلك حذف يوم عولج عمله الإضافي قبل عكس سجل العمل الإضافي.

• السجلات التي تضيفها أو تعدّلها هنا لا تحتاج إلى اعتماد إضافي.

أسئلة شائعة

لماذا يظهر يوم الإجازة المعتمدة بحالة في إجازة دون أن يدخله أحد؟ يكتب النظام أيام الإجازة في سجل الحضور تلقائياً عند اعتمادها.

سجّل الموظف حضوره مرتين بالخطأ، فماذا أفعل؟ للموظف سجل واحد في اليوم دائماً. عدّله وأدخل الأوقات الصحيحة.