إعداد الورديات وإسناد الموظفين إليها

تحدد الوردية الوقت الذي يُنتظر فيه حضور الموظف. ويقيّم النظام كل يوم حضور على أساسها: هل تأخر الموظف، أو انصرف مبكراً، أو عمل نصف يوم، أو بقي لعمل إضافي، وهل يُعد اليوم الخالي من البصمة غياباً أم يوم راحة. لذلك أعدّ الورديات وأسند كل موظف إلى ورديته قبل بداية فترة الرواتب.

قبل أن تبدأ

• حدّد القيم العامة للشركة في إعدادات الموارد البشرية: وقت بدء العمل القياسي، وساعات العمل في اليوم، وأيام العطلة الأسبوعية، وسماح التأخير. يقيّم النظام بها الموظفين غير المسندين إلى أي وردية. راجع إعدادات الموارد البشرية.

إنشاء وردية

1. افتح الموارد البشرية › الوقت والحضور › إدارة الورديات، ثم اختر وردية جديدة.

2. أدخل الاسم، ويمكنك إضافة الاسم (بالعربية).

3. أدخل الرمز، ولكل وردية رمز خاص بها.

4. حدّد وقت البدء ووقت الانتهاء.

5. حدّد فترة السماح (دقيقة) من 0 إلى 60. اتركها فارغة لتطبيق سماح التأخير المحدد في إعدادات الموارد البشرية.

6. حدّد مدة الاستراحة (دقيقة) من 0 إلى 120، ويطرحها النظام من ساعات العمل في كل يوم.

7. اختر أيام العمل، ويجب اختيار يوم واحد على الأقل.

8. فعّل وردية ليلية إذا كانت الوردية تمتد بعد منتصف الليل، وأضف الوصف عند الحاجة، وأبقِ خيار نشط مفعّلاً، ثم اختر حفظ.

يعرض عمود الساعات الساعات المجدولة، أي المدة من البدء إلى الانتهاء بعد طرح الاستراحة. وإذا كان وقت الانتهاء أبكر من وقت البدء، مثل 22:00 إلى 06:00، يعدّ النظام الانتهاء في صباح اليوم التالي. ويطبّق ذلك على كل الورديات، فتُحسب ساعات العمل الليلي دائماً بشكل صحيح. أما علامة وردية ليلية فتميّز الوردية في القائمة.

إسناد الموظفين إلى وردية

1. افتح قائمة الإجراءات في صف الوردية، واختر تعيين موظفين.

2. حدّد الموظفين، ثم أكّد باختيار تعيين موظفين.

3. لإخراج موظف من الوردية، ابحث عنه ضمن المعينون حاليًا واختر إزالة من الوردية.

يتبع الموظف وردية واحدة في كل وقت، وإسناده إلى وردية جديدة ينقله من ورديته السابقة.

كيف يستخدم النظام الوردية

• التأخير. يُعد الموظف متأخراً إذا سجّل حضوره بعد وقت البدء مضافاً إليه فترة السماح. وتُحسب الدقائق من نهاية فترة السماح: فإذا كانت فترة السماح 10 دقائق ووصل الموظف بعد 13 دقيقة من البدء، فتأخيره 3 دقائق.

• الانصراف المبكر. يسجّل النظام الدقائق الفائتة إذا انصرف الموظف قبل وقت الانتهاء.

• نصف اليوم. يُعد اليوم نصف يوم إذا كانت ساعات العمل، مضافاً إليها أي إذن بالساعة معتمد، أقل من نصف الساعات المجدولة.

• أيام العمل. اليوم الواقع خارج أيام العمل يوم راحة، ولا يُعد غياباً إذا خلا من البصمة. أما الساعات التي يعملها الموظف في يوم الراحة فتُسجَّل ساعات عمل في يوم الراحة وتُدفع بأجر يوم الراحة (راجع العمل الإضافي).

• الإجازة المعتمدة. لا يكتب النظام في سجل الحضور كأيام إجازة إلا الأيام الواقعة ضمن أيام عمل الوردية.

ماذا يحدث بعد ذلك

تُسجَّل أيام الحضور الجديدة على وردية الموظف الحالية. أما الأيام المسجلة سابقاً فتحتفظ بالوردية التي قُيّمت عليها، فلا يغيّر تعديلُ مواعيد الوردية أو نقلُ الموظف الأيامَ الماضية.

أسئلة شائعة

هل يمكنني حذف وردية؟ فقط إذا لم يرتبط بها أي يوم حضور، وإلا يرفض النظام الحذف لأن للوردية سجلات حضور. في هذه الحالة أوقف خيار نشط وانقل موظفيها إلى وردية أخرى.

ماذا عن الموظفين غير المسندين إلى وردية؟ يقيّمهم النظام بوقت بدء العمل القياسي وساعات العمل في اليوم من إعدادات الموارد البشرية، وتكون أيام راحتهم هي أيام العطلة الأسبوعية للشركة.