تسجيل الأذونات بالساعة واعتمادها

ليس كل غياب يوماً كاملاً. فالإذن بالساعة يغطي جزءاً من يوم العمل: تأخراً في الحضور لموعد طبي، أو انصرافاً مبكراً، أو ساعة غياب في منتصف اليوم. وبعد اعتماده لا تُحتسب الدقائق المشمولة به تأخيراً أو انصرافاً مبكراً، فلا تُخصم من الراتب.

قبل أن تبدأ

• أنشئ نوع إذن واحداً على الأقل. نوع الإذن هو نوع إجازة تُقاس بالساعات، راجع أنواع الإجازات. وإلى أن يوجد نوع كهذا، تطلب منك الشاشة إنشاء نوع إجازة وحدة قياسه الساعات.

• حدّد في نوع الإذن الساعات المجانية شهرياً التي يستخدمها كل موظف بأجر كامل.

تسجيل إذن

1. افتح الموارد البشرية › الوقت والحضور › الأذونات بالساعة، ثم اختر تسجيل إذن.

2. اختر الموظف ونوع الإذن.

3. اختر النوع: حضور متأخر أو انصراف مبكر أو أثناء الدوام.

4. حدّد التاريخ والفترة الزمنية في من وإلى. ويجب أن يكون وقت الانتهاء بعد وقت البدء في اليوم نفسه.

5. أدخل السبب واحفظ.

الإذن الذي تسجّله هنا يبدأ معلّقاً، ويمر بسير الموافقات المحدد للأذونات، مثل الإذن الذي يطلبه الموظف من الخدمة الذاتية. ويرفض النظام الإذن الذي يتداخل مع إذن آخر في اليوم نفسه.

الاعتماد أو الرفض

1. افتح إجراءات الإذن واختر اعتماد أو رفض.

2. أكّد اختيارك، ويمكنك عند الرفض إضافة سبب الرفض.

إذا كان الطلب ينتظر خطوة موافقة لست صاحبها، يستطيع المستخدم الذي يملك صلاحية التجاوز اختيار اعتماد نهائي (تجاوز) مع السبب.

أثر الاعتماد

• يعيد النظام تقييم حضور ذلك اليوم فوراً، فاليوم المسجّل تأخيراً بسبب الوقت المشمول يعود حضوراً.

• لا يُعذر الموظف إلا عن الدقائق الواقعة داخل فترة الإذن. فإذن مدته 30 دقيقة لا يغطي تأخيراً مدته ساعتان، وتبقى الدقائق التسعون الباقية تأخيراً.

• يُحتسب الوقت المأذون وقتَ عمل عند تحديد نصف اليوم، فلا يحوّل الإذنُ المعتمد اليومَ إلى نصف يوم أبداً.

أما الإذن المرفوض فيبقى وقته غير مأذون، فيُحتسب تأخيراً أو انصرافاً مبكراً ويُخصم من الراتب.

الرصيد الشهري

يستخدم كل موظف الساعات المجانية شهرياً لنوع الإذن من الأذونات المعتمدة بأجر كامل. وإذا تجاوز اعتمادٌ ما هذا الرصيد في الشهر، يعتمده النظام ويخبرك بعدد الدقائق الزائدة، وتُخصم هذه الدقائق في قسيمة الراتب تحت بند الوقت المفقود. وإذا لم يكن النوع مدفوعاً، يُخصم كل وقت الأذونات من هذا النوع. اترك الساعات المجانية شهرياً فارغاً لعدم وضع حد.

قواعد مهمة

• يمكن حذف الإذن المعلق أو المرفوض، ولا يمكن حذف الإذن المعتمد.

• يُخصم التأخير والانصراف المبكر غير المشمولين بإذن معتمد في قسيمة الراتب تحت بند الوقت المفقود، وفق الشرائح المحددة في إعدادات الموارد البشرية.

أسئلة شائعة

يقول الموظف إنه حصل على إذن، لكن اليوم ما زال يظهر تأخيراً. تأكد من أن الإذن معتمد، وأن من وإلى يغطيان مدة التأخير كاملة، فالنظام لا يعذر إلا عن الدقائق المشمولة.

من أين يطلب الموظفون الأذونات؟ من تطبيق الخدمة الذاتية. وتظهر طلباتهم في هذه القائمة معلّقة، وتمر بخطوات الموافقة نفسها.