تسجيل طلبات الإجازة واعتمادها وإلغاؤها

تصل طلبات الإجازة من مصدرين: يقدّم الموظفون طلباتهم من الخدمة الذاتية، وتسجّل الموارد البشرية الإجازة نيابةً عن الموظف من هذه الشاشة. وفي الحالتين يبدأ الطلب بحالة قيد الانتظار، ولا يسري إلا بعد اعتماده. ويخصم الاعتماد الأيام من الرصيد، ويسجّل الأيام كإجازة في سجل الحضور.

قبل أن تبدأ

• أعدّ أنواع الإجازات التي تستخدمها شركتك مع عدد أيامها في السنة.

• حدّد أيام العطلة الأسبوعية للشركة في إعدادات الموارد البشرية، فالإجازة تُحتسب بأيام العمل وتتأثر بالعطلة.

تسجيل إجازة لموظف

1. افتح الموارد البشرية › الوقت والحضور › إدارة الإجازات، ثم اختر طلب إجازة.

2. اختر الموظف ونوع الإجازة.

3. حدّد من وإلى، وأدخل السبب.

4. أرفق ملفاً في المرفق عند الحاجة. بعض الأنواع، مثل الإجازة المرضية، تشترط إرفاق مستند.

5. احفظ، فيظهر الطلب في القائمة بحالة قيد الانتظار.

يرفض النظام الطلب إذا لم يكن للموظف رصيد من هذا النوع، أو كان الرصيد لا يغطي الأيام، أو تداخلت التواريخ مع طلب آخر قيد الانتظار أو معتمد، أو سبقت التواريخ تاريخ التحاق الموظف.

كيف تُحتسب الأيام

يحتسب عمود الأيام أيام العمل فقط، فلا تُخصم أيام العطلة الأسبوعية والعطلات الرسمية الواقعة ضمن الفترة. فطلب من الخميس إلى الأحد، مع عطلة أسبوعية يومي الجمعة والسبت، يكلّف يومين. ويكلّف طلب اليوم الواحد يوماً واحداً على الأقل دائماً.

الاعتماد أو الرفض

1. ابحث عن الطلب، ويمكنك التصفية حسب نوع الإجازة أو الحالة أو الموظف أو القسم.

2. افتح إجراءات الصف واختر اعتماد، أو اختر رفض وأدخل سبب الرفض.

عند إعداد سير موافقات للإجازات، يعرض الصف الخطوة الحالية، مثل الخطوة 1 من 2، ومن ينتظر الطلب موافقته. ولا يعتمد الطلب إلا صاحب الخطوة الحالية. افتح سير الموافقات لعرض الخطوات السابقة. ويستطيع المستخدم الذي يملك صلاحية التجاوز إغلاق الخطوات المتبقية باختيار اعتماد نهائي (تجاوز) مع السبب، ويُحفظ السبب في سجل الاعتماد.

يرفض النظام الاعتماد في الحالات التالية:

• لم يعد الرصيد يغطي الطلب، لأن إجازات أخرى اعتُمدت بعد تقديمه؛

• للموظف بصمات حضور في أي يوم من أيام الإجازة، فامسح تلك البصمات أولاً؛

• الطلب طلبك أنت.

ماذا يحدث بعد الاعتماد

• تُخصم الأيام من رصيد الموظف للسنة التي تبدأ فيها الإجازة.

• يُكتب كل يوم يقع ضمن أيام عمل وردية الموظف في سجل الحضور بحالة في إجازة.

• إذا كان نوع الإجازة غير مدفوع، يُخصم كل يوم معتمد في قسيمة الراتب بمعدل الراتب الأساسي مقسوماً على عدد أيام العمل.

التعديل والإلغاء والحذف

• تعديل متاح ما دام الطلب قيد الانتظار.

• إلغاء متاح ما دام الطلب قيد الانتظار أو مقبولة. وإلغاء الطلب المعتمد يعيد الأيام إلى الرصيد، ويعيد تقييم أيام الحضور.

• حذف يزيل الطلب المعلق، ولا يظهر إلا على طلباتك أنت.

أسئلة شائعة

من أين تأتي الأرصدة؟ يحصل كل موظف على رصيد لكل نوع إجازة في كل سنة، يساوي أيام النوع في السنة. وفي سنة التحاق الموظف يُحتسب الرصيد بالتناسب مع الأشهر المتبقية من السنة. وتعرض البطاقات في أعلى الشاشة أرصدتك أنت.

هل يمكن أن يكون الطلب بتاريخ سابق؟ نعم، فالإجازة المرضية تُسجَّل غالباً بعد وقوعها. ولا يستطيع الموظفون تقديم إجازة من الخدمة الذاتية لتواريخ تقع ضمن فترة رواتب عولجت بالفعل.