اعتماد الطلبات من صندوق الموافقات

صندوق الموافقات قائمة مهامك الشخصية في قرارات الموارد البشرية. عندما يصل طلب إجازة أو إذن بالساعة إلى خطوة من سلسلة الموافقات مُسندة إليك، يظهر هنا حتى تتخذ قرارك. الموافقة تنقل الطلب إلى الخطوة التالية، والموافقة الأخيرة تعتمده نهائياً.

قبل أن تبدأ

• يجب أن توجد سلسلة موافقات مفعّلة لنوع الطلب. تُعدّها الموارد البشرية من قوالب سير العمل. إذا لم يوجد قالب مفعّل، تُعتمد الطلبات مباشرة من شاشاتها ولا تصل إلى الصندوق.

• تظهر لك الخطوات المُسندة إليك فقط، إضافة إلى خطوات من فوّض إليك موافقاته في تاريخ اليوم. راجع تفويض الموافقات.

مراجعة الطلب واتخاذ القرار

1. افتح الموارد البشرية › الطلبات والموافقات › صندوق الموافقات. تعرض القائمة كل خطوة تنتظرك.

1. اقرأ السطر. يعرض عمود الخطوة اسم الخطوة وترتيبها في السلسلة، مثل «الخطوة 2»، ويعرض في طلبات الإجازة اسم الموظف والتواريخ. ويبيّن سير العمل اسم القالب، ونوع الطلب هل هو إجازة أم إذن، والحالة وضع الخطوة.

2. إذا ظهرت على السطر شارة «بالنيابة عن»، فأنت تتصرف بصفتك مفوَّضاً عن زميل. يُسجَّل القرار باسمك أنت.

3. اختر موافقة لاعتماد الخطوة. يمكنك إضافة تعليق اختياري يُحفظ مع الخطوة.

4. اختر رفض لرفض الطلب. سبب الرفض إلزامي بحد أقصى 1000 حرف، ويظهر للموظف على طلبه.

ماذا يحدث بعد ذلك

• الموافقة على خطوة وسيطة: ينتقل الطلب إلى الخطوة التالية. يحدد النظام معتمِدها ويرسل إليه إشعاراً، وإلى المفوَّض عنه إن وُجد تفويض نشط. ويختفي السطر من صندوقك.

• الموافقة على الخطوة الأخيرة: يُعتمد الطلب. في الإجازة يعيد النظام فحص الرصيد ويخصم الأيام، فإذا لم يعد الرصيد كافياً يرفض الاعتماد وتبقى الخطوة لديك. وفي الإذن بالساعة يعيد النظام احتساب حضور ذلك اليوم، فلا يُحسب التأخير أو الانصراف المبكر المأذون به على الموظف.

• الرفض في أي خطوة: تُغلق السلسلة كلها ويصبح الطلب مرفوضاً، ولا تُنشأ الخطوات اللاحقة.

• عدم الرد في الوقت المحدد: إذا حددت الموارد البشرية مهلة للموافقة التلقائية على الخطوة، يعتمدها النظام تلقائياً بعد انقضاء الساعات. يجري الفحص كل ساعة.

أسئلة شائعة

هل يمكنني الاعتماد من شاشة الإجازات بدلاً من الصندوق؟ نعم. الاعتماد من شاشة الإجازات أو الأذونات يحرّك الخطوة نفسها، بشرط أن تكون معتمِد تلك الخطوة أو المفوَّض عنه. أما غيرك فيظهر له اسم الخطوة والمعتمِد الذي ينتظره الطلب.

لماذا تجاوزني طلب ما؟ عندما لا يجد النظام معتمِداً لخطوة، كأن يكون الموظف بلا مدير ولا يوجد مدير لقسمه، يتجاوز تلك الخطوة إلى التي تليها. وإذا تجاوز جميع الخطوات، يُعتمد الطلب.

هل تظهر هنا القروض ومطالبات المصروفات؟ لا. للقروض ومطالبات المصروفات خطوات اعتماد خاصة بها في شاشتي القروض والسلف ومطالبات المصروفات.