معالجة مطالبة المصروفات من التقديم حتى السداد

تعيد مطالبة المصروفات المال إلى موظف دفع تكلفة عمل من ماله الخاص، مثل سيارة أجرة أو ليلة فندق أو غداء مع عميل. تمر كل مطالبة بسلسلة ثابتة: يعتمدها مدير الموظف، ثم تعتمدها المالية، ثم تحددها المالية كمدفوعة بعد خروج المبلغ من الشركة.

قبل أن تبدأ

• يجب أن يكون للموظف سجل موظف. ويستطيع الموظفون تقديم مطالباتهم بأنفسهم من الخدمة الذاتية.

• إذا كانت حركات الموارد البشرية تُرحَّل إلى دفتر الأستاذ العام، فاربط حسابي مطالبات المصروفات (مدين عند السداد) والخزنة / البنك (دائن) في تبويب المحاسبة من إعدادات الموارد البشرية قبل أول سداد.

دورة حياة المطالبة

لكل انتقال صلاحية مستقلة: الإرسال، واعتماد المدير، واعتماد المالية، والسداد. لذلك يجد المستخدم عادة الإجراء الخاص بدوره فقط متاحاً في قائمة السطر.

إنشاء مطالبة

1. افتح الموارد البشرية › الطلبات والموافقات › مطالبات المصروفات.

1. اختر مطالبة جديدة.

2. اختر الموظف. إذا لم تكن لديك صلاحيات الاعتماد أو السداد، يمكنك تقديم مطالبة لنفسك فقط.

3. اختر الفئة، مثل السفر أو الإقامة أو الوجبات أو المواصلات.

4. أدخل التاريخ الذي وقع فيه المصروف، ولا يجوز أن يكون تاريخاً مستقبلياً.

5. أدخل المبلغ، ويجب أن يكون أكبر من صفر. وإذا تركت العملة فارغة، يعتمد النظام عملة الرواتب.

6. أدخل التاجر والوصف إن أردت.

7. في قسم الإيصالات، اختر إرفاق لإضافة الإثبات. يقبل النظام ملفات PDF وWord والصور بحجم يصل إلى 10 ميجابايت لكل ملف.

8. اختر حفظ. تُحفظ المطالبة بحالة مسودة وتأخذ رقماً خاصاً بها.

تمرير المطالبة على الاعتماد

1. افتح إجراءات في سطر المطالبة واختر إرسال. بعد ذلك لا يمكن تعديل المسودة أو حذفها.

2. يفتح المدير القائمة نفسها ويختار اعتماد المدير.

3. تراجع المالية المطالبة وتختار اعتماد المالية.

4. لرفض المطالبة في أي من مرحلتي الاعتماد، اختر رفض وأدخل سبب الرفض بحد أقصى 500 حرف.

5. بعد صرف المبلغ للموظف، تختار المالية تحديد كمدفوعة وتؤكد. يغلق هذا الإجراء المطالبة ولا يمكن التراجع عنه.

ماذا يحدث عند سداد المطالبة

• إذا كان خيار ترحيل حركات الموارد البشرية إلى الحسابات العامة مفعّلاً في إعدادات الموارد البشرية، يرحّل النظام قيداً من سطرين بتاريخ السداد: مدين حساب مطالبات المصروفات، ودائن حساب الخزنة أو البنك، على فرع الموظف.

• إذا كان الخيار مفعّلاً وأحد الحسابين غير مربوط، يرفض النظام تحديد كمدفوعة وتذكر الرسالة الإعداد الناقص. تبقى المطالبة معتمدة، فلا تختلف المطالبة عن الدفاتر أبداً.

• إذا كان الخيار غير مفعّل، تُحدَّد المطالبة كمدفوعة دون إنشاء قيد. سجّل السداد في المحاسبة بنفسك.

أسئلة شائعة

لماذا تظهر بعض الإجراءات معطّلة؟ كل إجراء متاح في حالته فقط: إرسال للمسودات، واعتماد المدير للمطالبات المقدَّمة، واعتماد المالية بعد المدير، وتحديد كمدفوعة بعد المالية.

تظهر مطالبة قديمة بحالة «اعتمدتها المالية». هل يمكن سدادها؟ نعم. يعامل النظام المطالبات التي تركها إصدار سابق بهذه الحالة معاملة المعتمدة، ويمكن تحديدها كمدفوعة.

هل تظهر مطالبات المصروفات في صندوق الموافقات؟ لا. يُبتّ فيها من هذه الشاشة فقط.