إعداد سلاسل الموافقات متعددة الخطوات

قالب سير العمل هو المسار الذي يسلكه الطلب قبل اعتماده، كأن يعتمده المدير المباشر أولاً ثم الموارد البشرية. لكل نوع طلب قالب مفعّل واحد على الأكثر. وما دام مفعّلاً، يمر كل طلب جديد من ذلك النوع بخطواته بالترتيب، ويتخذ كل معتمِد قراره من صندوق الموافقات.

قبل أن تبدأ

• تعمل سلاسل الموافقات على طلبات الإجازات والأذونات بالساعة. ويمكنك حفظ قالب للقروض أو المصروفات، لكن هذه الطلبات تُعتمد عبر خطواتها الخاصة في شاشتي القروض والسلف ومطالبات المصروفات.

• ليعمل المعتمِد «المدير المباشر»، حدد مدير كل موظف، أو على الأقل مديراً لقسمه.

إنشاء قالب

1. افتح الموارد البشرية › إدارة الموارد البشرية › إدارة سير العمل.

1. اختر قالب جديد.

2. أدخل الاسم والاسم (بالعربية)، واختر نوع الطلب، وأضف الوصف إن أردت.

3. في قسم خطوات الموافقة، اختر إضافة خطوة لكل مستوى من مستويات الموافقة.

4. لكل خطوة، أدخل اسم الخطوة واسم الخطوة (بالعربية)، واختر المعتمِد (راجع الجدول أدناه).

5. إذا اخترت مستخدماً بعينه، فحدده في حقل مستخدم محدد. وإذا اخترت صلاحية، فأدخلها في حقل صلاحية.

6. أدخل الموافقة التلقائية بعد (ساعات) إن أردت، واتركه فارغاً للخطوات التي يجب أن تنتظر قرار شخص دائماً.

7. رتّب الخطوات باستخدام نقل لخطوة أسبق ونقل لخطوة لاحقة. واعرض السلسلة من اليسار إلى اليمين عبر مخطط، أو عُد إلى قائمة.

8. اختر حفظ. يجب أن يضم القالب خطوة واحدة على الأقل.

من يعتمد كل خطوة

في «مدير الموارد البشرية» و«المدير العام» يختار النظام مستخدماً واحداً. وإذا انطبق الشرط على أكثر من مستخدم، يأخذ المستخدم الذي ينتمي إلى مجموعة المستخدمين الأقل رقماً. استخدم «مستخدم محدد» عندما تريد شخصاً بالاسم.

كيف تعمل السلسلة

• قالب مفعّل واحد لكل نوع. حفظ قالب جديد أو تفعيل قالب يوقف القالب الذي كان مفعّلاً لنوع الطلب نفسه.

• الخطوات واحدة تلو الأخرى. يتلقى كل معتمِد إشعاراً عند فتح خطوته. والرفض في أي خطوة يرفض الطلب كله.

• تجاوز الخطوات التي لا معتمِد لها. إذا لم يجد النظام معتمِداً لخطوة، يتجاوزها. وإذا تجاوز جميع الخطوات، يُعتمد الطلب فوراً.

• الموافقة التلقائية. يعتمد النظام كل ساعة الخطوات التي تجاوز انتظارها مهلة الموافقة التلقائية. وإذا تعذّر إتمام الاعتماد النهائي، كأن لا يكفي رصيد الإجازة، تبقى الخطوة معلقة مع ملاحظة توضح السبب.

• عدم وجود قالب مفعّل. تُعتمد طلبات ذلك النوع بخطوة واحدة من شاشتها.

إدارة القوالب

• استخدم قائمة السطر لاختيار تعديل، أو التفعيل وإلغاء التفعيل، أو عرض مخطط، أو حذف القالب.

• لا يمكن حذف قالب لديه طلبات ما زالت معلقة. ألغِ تفعيله بدلاً من ذلك، واحذفه بعد البت في تلك الطلبات.

أسئلة شائعة

لماذا لا يظهر شيء في صناديق المديرين؟ تحقق من أن قالب نوع الطلب مفعّل، وأن خطواته ليست كلها بلا معتمِد، وأن لكل موظف مديراً.