إعداد أنواع الإجازات وأنواع الأذونات

تحدد أنواع الإجازات ما يستطيع الموظفون طلبه وما يكلّفهم. فالنوع الذي يُقاس بالأيام إجازة، مثل الإجازة السنوية أو المرضية أو غير المدفوعة، ويمنح كل موظف رصيداً سنوياً. أما النوع الذي يُقاس بالساعات فهو إذن بالساعة، أي استئذان لجزء من اليوم برصيد شهري. أعدّ هذه الأنواع قبل أن يبدأ الموظفون تقديم الطلبات.

إنشاء نوع إجازة

1. افتح الموارد البشرية › إدارة الموارد البشرية › أنواع الإجازات، ثم اختر إضافة نوع إجازة.

2. أدخل الاسم والاسم (بالعربية) والرمز.

3. اختر وحدة القياس:

   • أيام (إجازة) لنوع الإجازة، ثم أدخل الأيام في السنة من 0 إلى 365.

   • ساعات (إذن) لنوع الإذن، ثم أدخل الساعات المجانية شهرياً، أو اتركها فارغة لعدم وضع حد.

4. فعّل خيار إجازة مدفوعة أو أوقفه.

5. فعّل اشتراط إرفاق مستند لأنواع مثل الإجازة المرضية.

6. يمكنك اختيار اللون وترتيب العرض والحد الأقصى للأيام المرحّلة والوصف، ثم احفظ.

أثر كل إعداد

• الأيام في السنة هي الرصيد السنوي الذي يحصل عليه كل موظف من هذا النوع. وفي سنة التحاق الموظف يُحتسب الرصيد بالتناسب مع الأشهر المتبقية من السنة، فمن يلتحق في مارس يحصل على عشرة أجزاء من اثني عشر.

• إجازة مدفوعة يحدد التكلفة. الأنواع المدفوعة لا تكلّف الموظف شيئاً. وعند إيقاف الخيار يُخصم كل يوم معتمد من هذا النوع من الراتب بمعدل الراتب الأساسي مقسوماً على عدد أيام العمل، في بند مستقل بقسيمة الراتب.

• اشتراط إرفاق مستند يمنع تقديم طلب من هذا النوع حتى يُرفق ملف، في هذه الشاشة وفي الخدمة الذاتية.

• الساعات المجانية شهرياً يخص أنواع الأذونات. يستخدم كل موظف هذا القدر من وقت الأذونات المعتمدة شهرياً بأجر كامل، وما يتجاوزه يُخصم تحت بند الوقت المفقود.

• الحد الأقصى للأيام المرحّلة يسجّل أكبر عدد من الأيام غير المستخدمة تسمح سياستك بنقله إلى السنة التالية. ولا ينقل النظام الأيام غير المستخدمة إلى رصيد السنة التالية تلقائياً.

• اللون وترتيب العرض يحددان طريقة ظهور النوع في القوائم والنماذج.

يظهر نوع الإذن في شاشة الأذونات بالساعة ولا يظهر في نماذج طلب الإجازة. ويظهر نوع الإجازة في نماذج طلب الإجازة ولا يظهر في شاشة الأذونات.

متى تُنشأ الأرصدة

يُنشأ رصيد الموظف لكل نوع ولكل سنة عند الحاجة إليه أول مرة، كأن يقدّم أول طلب له في السنة. ويبدأ الرصيد من قيمة الأيام في السنة للنوع في تلك اللحظة، مطروحاً منها أي إجازة معتمدة من النوع نفسه في تلك السنة.

تغيير الأيام في السنة لاحقاً لا يغيّر الأرصدة الموجودة للسنة الحالية، وتسري القيمة الجديدة على الأرصدة التي تُنشأ بعد ذلك.

التفعيل وإلغاء التفعيل والحذف

من إجراءات الصف يمكنك تعديل النوع، أو إلغاء تفعيله ثم تفعيله مرة أخرى، أو حذف النوع. والأنواع غير المفعّلة لا تظهر في الطلبات الجديدة ولا تُنشأ لها أرصدة جديدة.

لإيقاف نوع سبق للموظفين استخدامه، ألغِ تفعيله بدلاً من حذفه، لتحتفظ الطلبات والقسائم السابقة بنوعها.

أسئلة شائعة

كيف أمنح إجازة غير مدفوعة؟ أنشئ نوعاً مع إيقاف خيار إجازة مدفوعة، فتُخصم الأيام المعتمدة من قسيمة الراتب تلقائياً.

هل يمكن أن يكون نوع الإذن مدفوعاً؟ نعم، وهذا هو الإعداد المعتاد: الساعات المجانية بأجر كامل، ولا يُخصم إلا ما يتجاوزها. أوقف إجازة مدفوعة إذا أردت خصم كل وقت الأذونات من هذا النوع.

لماذا لا يظهر نوع إجازة في نموذج الطلب؟ إما أنه غير مفعّل، وإما أنه يُقاس بالساعات. فأنواع الأذونات تُطلب من شاشة الأذونات.