البحث عن الموظفين وتعديل ملفاتهم وإيقافهم

قائمة الموظفين هي المكان الذي تُبقي فيه الملفات محدّثة: رقم هاتف جديد، أو نقل إلى قسم آخر، أو ترقية إلى مسمى وظيفي جديد، أو موظف يغادر الشركة. يشرح هذا المقال كيف تجد الملف وتعدّله وتُنهي الخدمة بالطريقة الصحيحة.

ابحث عن موظف

1. افتح الموارد البشرية › الموظفون › إدارة الموظفين.

2. اكتب في البحث بالاسم أو الرقم أو البريد. يطابق البحث أيضاً الأسماء العربية وأرقام الهاتف والجوال.

3. لتضييق القائمة، صفّها حسب اختر فرعًا أو القسم أو الجنس أو الحالة، أو حدّد نطاق التاريخ على تاريخ الالتحاق. اختر إعادة تعيين لمسح عوامل التصفية.

تعرض القائمة الرقم والاسم والبريد الإلكتروني والجوال والقسم والمسمى الوظيفي والحالة. يبقى الموظفون غير النشطين والمستقيلون ومن انتهت خدمتهم في القائمة، لذلك صفّها حسب الحالة إذا أردت العاملين حالياً فقط. ويمكنك تصدير القائمة المصفّاة إلى جدول بيانات من شريط أدوات الجدول.

عدّل الملف

1. من قائمة إجراءات في صف الموظف، اختر تعديل.

2. غيّر ما تحتاج إليه ثم اختر حفظ.

يضم نموذج التعديل الأقسام نفسها الموجودة في نموذج الموظف الجديد. إذا أفرغت حقلاً اختيارياً وحفظت، يمسح النظام القيمة المخزنة.

إذا عرض النموذج تعذّر تحميل بيانات هذا الموظف، فالسجل محذوف أو تابع لفرع آخر. افتحه مجدداً من القائمة بدلاً من إعادة كتابة البيانات، لأن ما يُكتب في تلك الشاشة لن يُحفظ.

سجّل الاستقالة أو إنهاء الخدمة

1. افتح الموظف بزر تعديل.

2. اجعل الحالة مستقيل أو منتهية خدمته.

3. أدخل تاريخ انتهاء الخدمة في الحقل الذي يظهر عندها. الحقل مطلوب، ولا يجوز أن يسبق تاريخ الالتحاق.

4. اختر حفظ.

عندما تتغير الحالة من نشط إلى أي حالة أخرى، يقوم النظام بما يلي:

• يزيل الموظف من ورديته، ويبقى سجل حضوره السابق مرتبطاً بورديته الأصلية؛

• يوقف حساب الخدمة الذاتية للموظف، فلا يعود قادراً على الاطلاع على قسائم الراتب أو المستندات.

لا يدخل في مسير الرواتب إلا الموظفون النشطون. احتسب آخر مسير رواتب للموظف قبل تغيير حالته، أو سوِّ الأيام المتبقية من خلال نهاية الخدمة.

إذا أعدت الحالة إلى نشط، كما في إعادة التعيين، يمسح النظام تاريخ انتهاء الخدمة القديم.

أوقف موظفاً

من قائمة إجراءات في صف الموظف، اختر حذف ثم أكّد. لا يمحو النظام الملف، بل يجعل حالته غير نشط ويزيل إسناد الوردية ويوقف حساب البوابة. وتبقى قسائم الراتب والحضور والإجازات والقروض محفوظة للتقارير والمراجعة. لإعادة الموظف، افتح تعديل واجعل الحالة نشط.

أسئلة شائعة

هل يمكنني تغيير فرع الموظف؟ الفرع هو الذي أُنشئ فيه الملف. ولا يستطيع المستخدمون العاملون في فرع آخر فتحه أو تعديله.

لماذا لا أرى حقول الراتب؟ لا تظهر بيانات الراتب والبنك إلا لمجموعات الصلاحيات المسموح لها برؤية رواتب الموظفين.

أين أرى كل ما يخص موظفاً واحداً؟ اختر ملف الموظف من قائمة إجراءات في صفه. راجع ملف الموظف.