اعتماد قسائم الرواتب وصرفها وإرسالها

تُنتج معالجة مسيّر الرواتب قسيمة راتب بحالة مسودة لكل موظف. وتمر كل قسيمة بعد ذلك بثلاث حالات: مسودة ثم معتمدة ثم مدفوعة. الاعتماد يعني قبولك للأرقام، أما التحديد كمدفوعة فهو خطوة الصرف: يسجّل الدفع، ويرحّل قيد الرواتب إلى الدفاتر إذا كان الربط مع الحسابات العامة مفعّلاً.

قبل أن تبدأ

• عالج مسيّر الرواتب أولاً، كما في تشغيل مسيّر الرواتب الشهري.

• لترحيل الرواتب إلى الدفاتر، فعّل الربط مع الحسابات العامة واربط حسابات الرواتب. راجع كيف تُرحَّل الرواتب إلى دفتر الأستاذ العام.

• لإرسال القسائم بالبريد، يجب أن يكون لكل موظف بريد إلكتروني مسجّل في سجله.

المراجعة والاعتماد

1. افتح الموارد البشرية › الرواتب › قسائم الرواتب. يعرض السجل قسائم جميع العاملين برقم القسيمة والموظف والدورة والفترة والإجمالي والخصومات والصافي والحالة. استخدم مربع البحث للوصول إلى موظف أو دورة.

1. افتح القسيمة من إجراءات › عرض وراجعها. تعرض الصفحة بيانات الموظف والفترة ومرجع المسيّر، وقسم كيف تم احتساب هذه القسيمة، والاستحقاقات والاستقطاعات مع تفصيلهما، ومساهمات صاحب العمل، وأرقام الحضور، وصافي الراتب.

1. اختر اعتماد. لا يمكن اعتماد إلا القسيمة التي حالتها مسودة.

2. لاعتماد عدة قسائم معاً، ارجع إلى السجل وحدّد القسائم، ثم اختر اعتماد المحدد وأكّد باختيار اعتماد المحدد.

تحديد القسائم كمدفوعة

1. في قسيمة معتمدة، اختر تحديد كمدفوعة ثم أكّد باختيار تحديد كمدفوعة. تصبح الحالة مدفوعة، ويتلقى الموظف إشعاراً بإيداع راتبه.

2. لعدة قسائم، حدّدها في السجل واختر تحديد المحدد كمدفوع ثم أكّد.

3. تحقّق من النتيجة. إذا كان الربط متوقفاً أو الحسابات غير مربوطة، ينبهك النظام إلى أن القيد لم يُرحَّل، وتعرض القسيمة لم يُرحَّل إلى دفتر الأستاذ بدلاً من مرجع القيد.

تعالج الإجراءات الجماعية كل قسيمة على حدة، فلا يُلغي فشل قسيمة واحدة ما نجح قبلها. ويقتصر التحديد على الصفحة المعروضة أمامك، فالنظام لا يسمح بتحديد قسائم لم تطّلع عليها في إجراء يصرف أموالاً.

الإرسال والطباعة والتنزيل

• إرسال بالبريد يرسل ملف PDF للقسيمة إلى الموظف، ويتاح بعد خروج القسيمة من حالة المسودة.

• تنزيل يحفظ القسيمة بصيغة PDF. اختر في صفحة القسيمة ملخص أو تفصيلي أولاً، وتصدر بلغة واجهتك.

• طباعة تطبع القسيمة على مقاس الورق الذي تختاره مع ترويسة شركتك من إعدادات الطباعة.

ويطّلع الموظفون أيضاً على قسائمهم من الخدمة الذاتية بعد معالجة رواتبهم.

توزيع الصلاحيات

يمكن منح صلاحية الاعتماد والتحديد كمدفوعة وحدها، بمعزل عن صلاحية معالجة الرواتب. وبذلك يُعدّ شخص المسيّر ويعتمده ويصرفه شخص آخر. أما إرسال القسائم بالبريد فيتطلب صلاحية معالجة الرواتب.

أسئلة شائعة

هل أستطيع تعديل قسيمة؟ لا. القسيمة صورة لحظية للبيانات وقت المعالجة. صحّح المدخلات، ثم أرجع المسيّر ما دامت أي قسيمة منه لم تُصرف، وأعد معالجته.

هل أستطيع إلغاء التحديد كمدفوعة؟ ليس من القسيمة. اعكس عملية الصرف محاسبياً، ولن يمكن التراجع عن المسيّر قبل ذلك.

لماذا يظهر إجراء الاعتماد أو الصرف معطلاً؟ لأن الإجراء لا يناسب حالة القسيمة: الاعتماد للقسائم المسودة، والتحديد كمدفوعة للقسائم المعتمدة.