كيف تُرحَّل الرواتب إلى دفتر الأستاذ العام

لا تكتب الموارد البشرية في شجرة الحسابات إلا بإذنك. فالربط مع الحسابات العامة متوقف افتراضياً، وإلى أن تفعّله وتربط الحسابات يمكن تحديد القسائم كمدفوعة دون أن يصل أي قيد إلى الدفاتر. ويغطي المفتاح نفسه والربط نفسه أيضاً تسويات نهاية الخدمة وصرف القروض وسداد مطالبات المصروفات.

قبل أن تبدأ

• أنشئ الحسابات في شجرة الحسابات كحسابات من المستوى الخامس (حسابات ترحيل) في فرعك. لا تعرض قائمة الاختيار سواها.

• تأكد من وجود سنة مالية مفتوحة للفرع تشمل تواريخ الصرف.

تفعيل الترحيل وربط الحسابات

1. افتح الموارد البشرية › إدارة الموارد البشرية › الإعدادات واختر تبويب المحاسبة.

1. في قسم ربط الحسابات، اختر حساباً لكل بند تريد ترحيله مستقلاً. يظهر البند الفارغ بعبارة غير مربوط.

2. فعّل ترحيل حركات الموارد البشرية إلى الحسابات العامة.

3. اختر حفظ. يُحفظ هذا التبويب وحده، بمعزل عن بقية التبويبات.

يرفض النظام تفعيل الترحيل قبل اختيار حساب مصروف الرواتب وحساب الخزنة أو البنك. أما بقية الحسابات فاختيارية.

القيد الذي ترحّله القسيمة المدفوعة

لكل قسيمة قيد يومية مستقل، بتاريخ اليوم الذي تحددها فيه كمدفوعة:

تُنقص خصومات الغياب والإجازة غير المدفوعة والوقت المفقود المصروف نفسه، لأن الشركة لم تتحمل ذلك الراتب أصلاً، وهي ليست مستحقة لأي جهة. وإذا لم يُربط حساب اختياري يُضاف مبلغه إلى الطرف الدائن للخزنة أو البنك، فيبقى القيد متوازناً دائماً. أما حصة صاحب العمل في التأمين الاجتماعي وتكاليف المزايا على صاحب العمل الظاهرة في القسيمة، فليست جزءاً من هذا القيد.

التحقق من ترحيل القسيمة

1. افتح الموارد البشرية › الرواتب › قسائم الرواتب ثم افتح القسيمة.

2. تعرض القسيمة المُرحَّلة مرجع قيدها. أما القسيمة المدفوعة التي لم يُرحَّل لها قيد فتعرض لم يُرحَّل إلى دفتر الأستاذ، وينبهك النظام إلى ذلك لحظة تحديدها كمدفوعة.

أسئلة شائعة

القسائم مدفوعة ولا شيء في دفتر الأستاذ. كان الترحيل متوقفاً أو كان الحسابان الإلزاميان غير مربوطين وقت الصرف. والتفعيل اللاحق لا يرحّلها بأثر رجعي، فسجّل هذه الرواتب بقيد يومية يدوي في المحاسبة.

يفشل التحديد كمدفوعة برسالة عن السنة المالية. لا توجد للفرع سنة مالية نشطة تشمل تاريخ اليوم. افتحها أو فعّلها في المحاسبة، ثم حدّد القسيمة كمدفوعة مرة أخرى، وتبقى القسيمة معتمدة حتى ذلك الحين.

هل يمكن عكس الرواتب بعد ترحيلها؟ ليس من الموارد البشرية. لا يمكن التراجع عن مسيّر فيه قسيمة مدفوعة، فاعكس قيود الصرف في المحاسبة أولاً.