إعداد الرواتب قبل أول مسيّر

يحتسب النظام الرواتب بالبيانات الموجودة لحظة معالجة المسيّر. فالحضور والإجازات المعتمدة والأذونات والجزاءات والقروض والمزايا تُنسخ إلى قسائم الرواتب في تلك اللحظة. لذلك اضبط المدخلات أولاً، ثم عالج المسيّر، ثم اعتمد واصرف. وتشرح شاشة دليل الرواتب الدورة نفسها، وترتبط بها جميع شاشات الرواتب.

فتح الدليل

1. افتح الموارد البشرية › الرواتب › دليل الرواتب.

2. اقرأ اقرأ هذا قبل تشغيل أول مسيّر رواتب، والخطوات السبع المرقّمة، وقواعد يجب تذكّرها، وتصحيح الأخطاء. وتحمل كل خطوة روابط إلى الشاشة التي تنفذها فيها.

الدورة خطوة بخطوة

ضبط القواعد (مرة واحدة)

• اضبط في إعدادات الموارد البشرية ساعات العمل وأيام العطلة الأسبوعية والعمل الإضافي وطريقة التأمين الاجتماعي. الطريقة الافتراضية «بدون»، فلا يُخصم أي تأمين.

• إذا كنت تحاسب على التأخير غير المأذون، فاضبط شرائح الوقت المفقود ومعاملاته في تبويب الرواتب.

• إذا كانت ضريبة الدخل تصاعدية، فعرّف الشرائح في ملف دولة الفرع من توطين الرواتب، واضبط مصدر الاستقطاعات القانونية على ملف الدولة الخاص بالفرع في إعدادات الموارد البشرية، وعندها تؤخذ نسب التأمين من الملف نفسه. بدون شرائح تُحتسب الضريبة صفراً دون تنبيه.

• أنشئ مكوّن راتب واحداً على الأقل من نوع خصم ونشّطه، فلا يمكن صرف القروض بدونه. راجع مكونات الراتب.

• حدّد أنواع الإجازات المدفوعة وغير المدفوعة. النوع غير المدفوع يُخصم يوماً بيوم، فالاختيار قرار مالي. راجع أنواع الإجازات.

• لترحيل الرواتب إلى الدفاتر، فعّل الربط مع الحسابات العامة واربط الحسابات: كيف تُرحَّل الرواتب إلى دفتر الأستاذ العام.

تجهيز بيانات العاملين

• يحتاج كل موظف إلى راتب أساسي. ولا يُصرف إلا للموظف النشط التابع لفرع المسيّر.

• أضف اسم البنك ورقم الحساب والآيبان لكل من يجب إدراجه في ملف البنك.

• تُحتسب البدلات والخصومات الدورية ما دامت نشطة وتغطي تواريخها الفترة، والبدل بالنسبة المئوية يُحسب من الراتب الأساسي. راجع البدلات والخصومات.

• لا تؤثر اشتراكات المزايا في الراتب إلا إذا كانت نشطة ومحددة للخصم من الرواتب ولها تكلفة شهرية على الموظف.

تجميع بيانات الشهر

• استكمل الحضور والانصراف يدوياً أو بالاستيراد أو من أجهزة البصمة، فهو يحدد أيام الحضور والغياب وساعات العمل الإضافي.

• اعتمد طلبات الإجازة والأذونات بالساعة قبل المعالجة، فاعتمادها بعدها لا يغيّر القسائم الصادرة.

• راجع مخالفات سياسة الحضور، واعتمد الجزاءات التي تريد خصمها، فلا يُخصم إلا الجزاء المعتمد الذي لم يُخصم من قبل.

• اصرف القروض المعتمدة، فالصرف هو الذي ينشئ خصم السداد الشهري.

• لا تُضف جزاءً أو خصماً يدوياً مقابل الإجازة غير المدفوعة أو الغياب أو التأخير. فالرواتب تخصم الثلاثة تلقائياً، وأي إدخال إضافي يخصم المبلغ مرتين.

إنشاء المسيّر ومعالجته

• يغطي المسيّر فترة واحدة لفرعك، ويرفض النظام تكرار الفترة أو تداخلها. راجع تشغيل مسيّر الرواتب الشهري.

• تحسب المعالجة قسيمة لكل موظف نشط، والأرقام صورة لحظية. راجع كيف تُحتسب قسيمة الراتب.

المراجعة والاعتماد والصرف

• لا يوجد اعتماد للمسيّر كله. تُعتمد القسائم فردياً أو جماعياً، ويمكن أن يتولى الاعتماد شخص آخر.

• تحديد القسيمة كمدفوعة هو خطوة الصرف، ويرحّل قيد اليومية عند تفعيل الربط.

• أنشئ ملف البنك بعد صرف القسائم فقط. راجع اعتماد قسائم الرواتب وصرفها وإرسالها.

تصحيح الأخطاء

ما دامت أي قسيمة لم تُصرف، يمكن إرجاع المسيّر المكتمل: تُحذف قسائمه، وتُستعاد أرصدة القروض وعدد أقساطها، وتعود الجزاءات التي خصمها متاحة للمسيّر التالي. صحّح البيانات ثم أعد المعالجة. أما بعد صرف أي قسيمة فيتعذر الإرجاع حتى تعكس عمليات الصرف في المحاسبة.

أسئلة شائعة

هل أكرر كل الخطوات شهرياً؟ تبقى القواعد التي ضبطتها مرة واحدة كما هي. وفي كل شهر تجمع البيانات، ثم تعالج المسيّر وتراجعه وتعتمد القسائم وتصرفها.