الاحتفاظ بسجل خطابات الضمان

تقيّد خطابات الضمان التسهيلات البنكية وتنتهي في مواعيد ثابتة. فالخطاب المنسي يستمر في تحميلك رسوماً بنكية، والخطاب المنتهي قد يفقدك عقداً. ويجمع سجل خطابات الضمان كل خطاب في قائمة واحدة مع حالته وتاريخ انتهائه، ويذكّرك قبل انتهاء كل منها.

إضافة خطاب ضمان

1. افتح إدارة العملاء › المشاريع والمناقصات › خطابات الضمان واختر إضافة خطاب ضمان. ويمكنك أيضاً إضافته من المناقصة أو الترسية، فيرتبط بها تلقائياً.

1. في يتبع اختر المناقصة أو ترسية أو عقد الخدمة التي يخصها الخطاب، فهو يتبع واحدة منها فقط.

2. اختر نوع الضمان والمستفيد.

3. أدخل المبلغ والعملة، أو النسبة من العقد %. ويعرض النظام قيمة العقد التي يحسب على أساسها، وهي في المناقصة إجمالي العرض الحالي، أو مبلغ فرصة البيع إذا لم يوجد عرض بعد. ويُحسب المبلغ والنسبة كلٌّ منهما من الآخر، أما إذا كان الخطاب بعملة أخرى فلا يرتبطان.

4. أدخل البنك المصدر ومرجع البنك وتاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء.

5. أضف ملاحظات وصورة الخطاب في المستندات، ثم اختر حفظ.

متابعة خطاب الضمان

للتمديد اختر تمديد وأدخل تاريخ الانتهاء الجديد، ويجب أن يكون بعد التاريخ الحالي.

تذكيرات الانتهاء

• يرسل النظام تذكيراً بالخطابات المفتوحة قبل انتهائها بثلاثين يوماً وأربعة عشر يوماً وسبعة أيام، إلى من سجّلها.

• يصبح الخطاب الصادر أو الممدد الذي مرّ تاريخ انتهائه منتهي تلقائياً في المراجعة اليومية.

• استخدم تنتهي خلال في القائمة (30 يومًا أو 60 يومًا أو 90 يومًا) لتخطيط التجديد، أو تقرير ما يقترب من الانتهاء في تقارير المشاريع.

البحث عن خطاب ضمان

صفِّ القائمة بحسب الحالة أو نوع الضمان أو تنتهي خلال، أو ابحث بالرقم أو المرجع أو البنك. ويعرض كل صف الرقم والمناقصة أو الترسية أو العقد الذي يتبعه، والمبالغ والتواريخ والحالة.

أسئلة شائعة

مدّد البنك خطاب الضمان، فهل أضيف خطاباً جديداً؟ لا. استخدم تمديد على الخطاب نفسه، ليبقى تاريخه كاملاً في سجل واحد.

لماذا لا أستطيع إدخال نسبة؟ لأنه لا توجد بعد قيمة عقد تُحسب منها النسبة، أو لأن الخطاب بعملة أخرى. أدخل المبلغ بنفسك.