إدارة عقود العملاء وتجديدها وتغطية الخدمة

تحفظ شاشة العقود كل اتفاق بينك وبين العميل: مدته وقيمته ودورة فوترته وشروط تجديده. ويمكن أن يكون العقد عقد خدمة، فيحدد مواقع العميل وأجهزته المشمولة، ومستوى الخدمة الذي ينطبق على طلباته، ويمكن أن تُربط به خطط الصيانة.

إنشاء عقد

1. افتح إدارة العملاء › خدمة العملاء › العقود واختر عقد جديد.

1. اكتب العنوان واختر العميل.

2. حدد تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء، ويجب أن يأتي تاريخ الانتهاء بعد تاريخ البدء.

3. أدخل القيمة والعملة ودورة الفوترة: شهري أو ربع سنوي أو سنوي أو مرة واحدة.

4. فعّل تجديد تلقائي إذا كان العقد يتجدد من تلقاء نفسه، وحدد التنبيه قبل التجديد (بالأيام).

5. أضف الشروط والأحكام وشروط خاصة إن وجدت ووصفاً للعقد، ثم اختر حفظ.

يبدأ العقد الجديد بحالة مسودة.

الاعتماد والتجديد والإنهاء

كل ذلك من قائمة إجراءات في صف العقد:

• اعتماد يجعل العقد الذي حالته مسودة أو بانتظار الاعتماد نشط.

• تجديد ينشئ العقد التالي. أدخل تواريخه وقيمته والمدة (أشهر) ودورة الفوترة وملاحظات التجديد. تصبح حالة العقد القديم تم تجديده، ويظهر التجديد في تبويب التجديدات مع القيمة الأصلية وقيمة التجديد.

• إنهاء ينهي العقد قبل موعده، وتاريخ الإنهاء وسبب الإنهاء إلزاميان، وأضف ملاحظات الإنهاء إن احتجت.

• تغيير الحالة يغيّر الحالة مباشرة، إلى ملغى مثلاً.

• المستندات تتيح رفع مستند مثل النسخة الموقعة.

• حذف يحذف العقد غير النشط. أما العقد النشط فلا يُحذف، بل يُنهى.

ما يحدث تلقائياً

• تذكير التجديد: يصل إشعار إلى المسؤول عن العقد مرة واحدة في كل دورة، عندما يقترب تاريخ الانتهاء ضمن التنبيه قبل التجديد (بالأيام)، أو 30 يوماً إذا لم يُحدد.

• التجديد التلقائي: العقد النشط المفعّل فيه تجديد تلقائي يتجدد عند مرور تاريخ انتهائه. يبدأ العقد الجديد في اليوم التالي، بالمدة والقيمة نفسيهما، ويحتفظ بشروط الخدمة ومستواها ومواقع العميل وأجهزته المشمولة.

• الانتهاء: يصبح أي عقد نشط آخر تجاوز تاريخ انتهائه منتهٍ. أما العقود المجددة أو المنتهية بالإنهاء أو الملغاة فتبقى كما هي.

• فرصة التجديد: عندما يقترب العقد النشط من نهايته بتسعين يوماً (ويُحدَّد عدد الأيام في إعدادات إدارة العملاء)، تُفتح له فرصة بيع للتجديد، فيتابعها فريق المبيعات كأي صفقة أخرى.

تحويل العقد إلى عقد خدمة

1. اختر عرض لفتح العقد، ثم تبويب الخدمة.

2. في شروط الخدمة اختر المنشأة الخاصة بالعميل، ونوع التغطية، وعدد الزيارات في السنة، وحدد هل يشمل قطع الغيار ويشمل العمالة ويشمل الزيارات الطارئة. ثم اختر سياسة مستوى الخدمة التي تنطبق على طلبات هذا العميل.

3. اختر حوّله إلى عقد خدمة (أو حفظ عند التعديل).

4. في التغطية حدد مواقع العميل المشمولة، واستخدم أضف جهازًا من أجهزة هذه المنشأة لإضافة الأجهزة المشمولة بعينها، ثم اختر حفظ التغطية. وإذا لم تحدد شيئاً يغطي العقد كل مواقع المنشأة.

بعد ذلك يظهر طلب الخدمة الذي يخص موقعاً أو جهازاً مشمولاً بعبارة مشمول بعقد، ولا يكون قابلاً للفوترة افتراضياً، ويأخذ سياسة مستوى الخدمة المحددة في العقد. ويعرض تبويب الخدمة أيضاً خطط الصيانة المرتبطة بالعقد.

أسئلة شائعة

لماذا لا أستطيع اعتماد العقد؟ لا يُعتمد إلا العقد الذي حالته مسودة أو بانتظار الاعتماد.

انتهى العقد مع أن العميل جدده. جدده باختيار تجديد، أو فعّل تجديد تلقائي قبل تاريخ الانتهاء ليتجدد من تلقاء نفسه.