ضبط إدارة العملاء لشركتك

تحدد إعدادات إدارة العملاء سلوك الوحدة لشركتك كلها. تضبطها أغلب الشركات مرة واحدة قبل التشغيل الفعلي ونادراً ما تعود إليها. وكل إعداد يسري على جميع المستخدمين، لذلك غيّرها بالاتفاق مع مديري المبيعات والمالية.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية تعديل إعدادات إدارة العملاء، وإلا تفتح الصفحة للقراءة فقط.

• اتفق مع الإدارة المالية أولاً على سياسة حد الائتمان ومدة الاحتفاظ بالبيانات.

تعديل الإعدادات العامة

1. افتح إدارة العملاء › الإعدادات والبيانات › إعدادات إدارة العملاء. تفتح الصفحة على تبويب عام.

1. غيّر ما تحتاجه من الإعدادات في الأقسام الموضحة أدناه.

2. اختر حفظ أعلى الصفحة، ويؤكد النظام برسالة تم حفظ الإعدادات.

مسار المبيعات والتحويل

• تحويل العميل المحتمل يحدد ما يفعله التحويل:

  • إنشاء عميل (السلوك الحالي): يصبح العميل المحتمل عميلاً مباشرة له حساب في دفتر الأستاذ، مع فرصة بيع إن أردت.

  • إنشاء منشأة أولًا بدون سجل مالي: يصبح العميل المحتمل منشأة يمكن تحويلها إلى عميل لاحقاً، بعد التحقق من السجلات المكررة. راجع تحويل العميل المحتمل إلى عميل.

• احسب فرصة بيع واحدة لكل حزمة أعمال في إجماليات مسار المبيعات: في أعمال المشاريع قد تُفتح عدة فرص للحزمة نفسها، فيحسبها هذا الخيار مرة واحدة في الإجماليات.

من يرى السجلات

• اعرض للمستخدم طلبات الخدمة التي هو مسؤول عنها فقط واعرض للمستخدم العقود التي هو مسؤول عنها فقط يقصران كل مستخدم على طلبات الخدمة والعقود التي يتولاها. ويبقى من يملك صلاحية عرض كل السجلات قادراً على رؤيتها جميعاً.

الإجراءات التلقائية

• عدد الأيام قبل انتهاء العقد لإنشاء فرصة تجديد: 90 يوماً افتراضياً. قبل انتهاء العقد بهذه المدة يفتح النظام فرصة بيع للتجديد.

• تنبيهات انتهاء المستندات (أيام): 30 و14 و7 افتراضياً، تفصل بينها بفواصل. يُرسل تنبيه واحد عند كل رقم، وليس كل يوم بينها.

العروض والترسيات

• كل عرض يحتاج إلى اعتماد: إذا لم تنطبق أي قاعدة اعتماد على العرض، ينتظر موافقة معتمد واحد (أي شخص يملك صلاحية اعتماد العروض عدا منشئ العرض) بدلاً من اعتماده فور إرساله.

• تسمية المراجعات: أرقام (Rev 1، Rev 2) أو حروف (Rev A، Rev B). الإصدار الأول دائماً Rev 0، ويتغير شكل العرض فقط.

• إنشاء مسودة ترسية عند إتمام البيع: الافتراضي، أو مفعّل دائمًا، أو معطّل دائمًا. وعند تعطيله يمكن إنشاء الترسية يدوياً من فرصة البيع الناجحة.

• قبول العرض يسجّل فرصة البيع كبيع ناجح: عند قبول العميل للعرض تُسجَّل فرصة البيع المفتوحة كبيع ناجح.

زيارات الخدمة

• عدد أيام إنشاء الزيارات مسبقًا: 30 يوماً افتراضياً (من 1 إلى 366). ينشئ النظام يومياً زيارات كل خطة صيانة حتى هذه المدة.

• عدد الأيام قبل اعتبار الزيارة فائتة: 3 أيام افتراضياً (من 0 إلى 60). الزيارة المجدولة التي لا تُنفذ خلال هذه المدة تُعد فائتة ويُنبَّه المكتب.

بيانات العملاء

• موافقات التسويق: تتطلب موافقة مسبقة (الافتراضي) يرسل التسويق لمن وافق فقط، وإلغاء الاشتراك (تُحترم الاعتراضات) يرسله للجميع عدا من اعترض أو حُظر التواصل معه. راجع موافقات التسويق.

• حد الائتمان: ما يحدث عند بيع آجل يتجاوز حد العميل: لا يُتحقق منه أو تحذير (الافتراضي) أو منع (يمكن للمدير التجاوز). راجع حالة العميل وحد الائتمان.

• مدة الاحتفاظ (سنوات): عدد السنوات بعد آخر فاتورة قبل إخفاء هوية بيانات الشخص. اتركه فارغاً حتى تؤكد الإدارة المالية المدة، فلا يُخفى شيء ما دام فارغاً.

الحزمة الإضافية حسب النشاط

تضيف الحزمة قوائم جاهزة ومسار مبيعات لنشاط تجاري معين. اختر الحزمة، ثم معاينة التثبيت لترى عدد العناصر التي ستُضاف وعدد الموجود منها، ثم تثبيت. الحزمة تضيف فقط، ولا يتغير أو يتوقف أو يُحذف شيء موجود لديك. وإذا كان تثبيت الحزم غير مفعّل على الخادم تذكر الصفحة ذلك.

التبويبات الأخرى

تشرح الإعدادات المتقدمة لإدارة العملاء تبويبات متطلبات المناقصات وقواعد اعتماد العروض والتكاملات.

أسئلة شائعة

غيّرنا إعداد التحويل، فماذا يحدث للعملاء المحتملين الذين حُوّلوا من قبل؟ لا شيء. يسري الإعداد على التحويلات من الآن فصاعداً.

هل تمنع الموافقة المسبقة إرسال الفواتير بالبريد؟ لا. تخص الموافقات التسويق وحده، ولا تشمل الفواتير وكشوف الحساب وإشعارات الخدمة.