تحويل الصفقة الناجحة إلى ترسية معتمدة وتسليمها

الفوز بالصفقة بداية العقد. تسجّل الترسية ما وقّعته فعلاً - القيمة وأمر الشراء وشروط الدفع والتواريخ - وتراجعه مقابل العرض، وتسلّمه لمن سينفذه ويفوتره. وسجل الترسيات هو أيضاً مصدر الأعمال المتبقية: ما فزت به ولم يُدفع بعد.

كيف تُنشأ الترسية

• تلقائياً، عندما تُسجَّل الصفقة كبيع ناجح وتكون شركتك قد فعّلت إنشاء مسودة ترسية عند إتمام البيع في إعدادات إدارة العملاء.

• يدوياً: افتح فرصة البيع الناجحة، وانتقل إلى تبويب الترسية، واختر إنشاء ترسية.

أما فرصة البيع الناجحة التي تخص تعديلاً على عقد قائم، فتُضاف إلى ذلك العقد بوصفها أمر تغيير.

البحث عن الترسيات

افتح إدارة العملاء › المشاريع والمناقصات › الترسيات. تعرض القائمة لكل ترسية رقم الترسية والعنوان والمنشأة وفرصة البيع وتاريخ الترسية وقيمة العقد والحالة. صفِّ القائمة بحسب الحالة أو المنشأة أو المشروع، أو ابحث برقم الترسية أو العنوان أو أمر الشراء أو رقم العقد.

استكمال بيانات الترسية

1. افتح الترسية واختر تعديل.

2. راجع العرض المقبول وقيمة العقد والعملة وتاريخ الترسية وتاريخ البدء وتاريخ الإنجاز.

3. أدخل رقم أمر شراء العميل ورقم عقد العميل ونسبة الدفعة المقدمة ونسبة المحتجزات والضمان (أشهر) وشروط الدفع.

4. إذا لم تكن المنشأة عميلاً بعد فاختر مجموعة العملاء. ينشئ الاعتماد العميل في هذه المجموعة، ويُرفض الإرسال للاعتماد بدونها.

5. اختر حفظ.

المراجعة والتخطيط والاعتماد

• مراجعة العقد: اختر إضافة بند لكل نقطة تراجعها مقابل العرض المقبول، مع المخاطر والحالة: معلق أو مقبول أو مشكلة أو متنازل عنه. ولا يمكن إرسال الترسية للاعتماد ما دام فيها بند معلق أو مصنف مشكلة.

• مراحل الدفع: اختر إضافة مرحلة بنسبة أو مبلغ أو كليهما، مع تاريخ الاستحقاق وحدث الاستحقاق. ولا يجوز أن تتجاوز المراحل مجتمعة 100% أو قيمة العقد.

• اختر إرسال للاعتماد. تذهب الترسية إلى المعتمدين في صندوق الاعتمادات، عبر مسار الاعتماد في شركتك أو باعتماد من مستوى واحد يقوم به شخص غير من أنشأها. واستخدم استرجاع لإعادتها إلى المسودة.

بعد اعتماد الترسية تُجمَّد شروطها التجارية وخطة مراحل الدفع، ولا يتغير إلا حالة المرحلة (مخططة أو مفوترة أو مدفوعة) ومرجع فاتورتها.

التسليم والمتابعة

• التسليم: اكتب ما يحتاجه التشغيل والمالية قبل بدء العمل، ولكل بند المسؤول. وعندما تصبح كل البنود منجز أو لا ينطبق اختر إتمام التسليم. ويطبع حزمة التسليم (PDF) ملخصاً لفريق التنفيذ.

• مستند النظام: لا ينشئ نظام إدارة العملاء عرض السعر أو الفاتورة. أنشئ المستند من المبيعات ثم اربطه هنا بـرقم المستند، ويتاح ذلك بعد اعتماد الترسية.

• أوامر التغيير: اختر إضافة أمر تغيير لكل تعديل على العقد المعتمد، وأدخل قيمة سالبة للحذف من النطاق. ولا تُحتسب في القيمة شاملة أوامر التغيير إلا الأوامر المعتمدة.

• خطابات الضمان: ضمانات حسن التنفيذ والدفعة المقدمة لهذه الترسية. راجع خطابات الضمان.

ولإيقاف الترسية اختر إلغاء الترسية واكتب السبب، فيُضاف إلى ملاحظاتها.

أسئلة شائعة

لماذا يُرفض الإرسال للاعتماد؟ بسبب بنود مراجعة مفتوحة، أو عدم تحديد مجموعة العملاء لعميل جديد، أو عدم وجود سعر صرف، أو تجاوز المراحل للقيمة. وتبيّن الرسالة السبب.

هل يمكنني إعادة فتح فرصة البيع بعد إنشاء الترسية؟ لا. لا يمكن إعادة فتح فرصة بيع ناجحة لها ترسية.