إعداد العروض المسعّرة واعتمادها وإرسالها مع مراجعاتها

العرض هو ردك المسعّر على مناقصة أو استفسار: بنود وخصم وضريبة وشروط دفع وتاريخ صلاحية. ويحتفظ العرض برقمه عبر مراجعاته، فترسل المراجعة 0، ثم المراجعة 1 بعد التفاوض، وتعرف دائماً أيها الحالية وما الذي تغيّر.

إنشاء عرض

1. افتح فرصة البيع وانتقل إلى تبويب العروض، ثم اختر عرض جديد. تُنشأ العروض دائماً من فرصة البيع التابعة لها.

2. أدخل العنوان والعملة وتاريخ العرض وصالح حتى ومهندس ما قبل البيع.

3. في قسم البنود اختر إضافة بند لكل صنف: الصنف والنظام / الفئة والوصف والكمية وسعر الوحدة وتكلفة الوحدة. وبدون بنود يُسعَّر العرض من الإجمالي الفرعي والتكلفة.

4. حدد الخصم (مبلغ أو نسبة (%)) والضريبة.

5. اكتب شروط الدفع، وفعّل شروط غير قياسية إذا كانت تختلف عن معيار شركتك، فقد تتطلب قواعد الاعتماد موافقة عليها.

6. اختر حفظ. يعيد النظام حساب الإجماليات والهامش عند الحفظ.

ويحتاج العرض بعملة أجنبية إلى سعر صرف في تاريخ العرض أو قبله، ويُثبَّت السعر مع العرض.

البحث عن العروض

افتح إدارة العملاء › المشاريع والمناقصات › العروض. تعرض القائمة المراجعة الحالية لكل عرض مع رقم العرض والعنوان وفرصة البيع والعميل وتاريخ العرض وصالح حتى والإجمالي والهامش والحالة. واختر كل المراجعات لترى المراجعات السابقة أيضاً.

ولا يرى التكلفة والهامش من لا يملك صلاحية الاطلاع على الهوامش.

من المسودة إلى رد العميل

1. إرسال للاعتماد: يعيد النظام تسعير العرض ويطابقه مع قواعد اعتماد العروض في شركتك، ثم ينتظر في صندوق الاعتمادات لدى المعتمدين. وإذا لم تنطبق عليه أي قاعدة يُعتمد فوراً، إلا إذا فعّلت شركتك كل عرض يحتاج إلى اعتماد، فيلزم عندئذ اعتماد شخص واحد غير من أنشأه.

2. تسجيل الإرسال للعميل يسجّل تاريخ إرسال العرض المعتمد.

3. قبول العميل أو رفض العميل يسجّل الرد. وإذا فعّلت شركتك قبول العرض يسجّل فرصة البيع كبيع ناجح، فإن قبول العرض يسجّل فرصة البيع كبيع ناجح أيضاً.

ويُذكَّر منشئ العرض المعتمد أو المقدم للعميل قبل تاريخ صالح حتى بأربعة عشر يوماً وسبعة أيام ويوم واحد، ويصبح العرض منتهي الصلاحية بعد مرور هذا التاريخ.

المراجعات

يمكن تعديل المسودات والعروض المرفوضة فقط، وتُقفل أي مراجعة أخرى. اختر إنشاء مراجعة لبدء مسودة جديدة بالمحتوى نفسه، فتصبح المراجعة القديمة مستبدل بمراجعة أحدث. وفي تبويب المراجعات اختر مقارنة المراجعات ثم مراجعة في مقارنة مع لترى الفرق لكل نظام وفي الإجمالي.

وتضم صفحة العرض أيضاً مسار الاعتماد الذي يبيّن من اعتمد كل خطوة ومن ينتظر قراره، إلى جانب المستندات وسجل التغييرات.

إنشاء عرض السعر

في العرض المعتمد أو المقدم للعميل أو المقبول اختر إنشاء عرض سعر، فيفتح نموذج عرض السعر ببنود العرض. ويجب أن تكون منشأة العرض عميلاً أولاً، فحوّلها إلى عميل إذا لزم.

أسئلة شائعة

هل يمكنني حذف عرض؟ المسودة الأولى فقط. أما المراجعات اللاحقة فتُسحب، ليبقى السجل كاملاً.

لماذا يصبح عرضي معتمداً مباشرة؟ لأنه لم تنطبق عليه أي قاعدة اعتماد، وشركتك لا تشترط اعتماد كل عرض. ويضع مدير النظام القواعد (هامش أقل من، خصم أكبر من، إجمالي أكبر من، شروط غير قياسية) في إعدادات إدارة العملاء.