إدارة المناقصة من الإعداد حتى الترسية

المناقصة دعوة رسمية لتقديم العروض لها قواعد ومواعيد ثابتة، وقد يُستبعد عرض جيد بسبب موعد فائت أو مستند ناقص. وفي إدارة العملاء تتبع كل مناقصة فرصة بيع واحدة، وتحمل مواعيدها وقائمة متطلباتها ومراسلاتها، وتغلق نتيجتها فرصة البيع تلقائياً.

إنشاء مناقصة

1. افتح فرصة البيع وانتقل إلى تبويب المناقصة، ويظهر التبويب عندما تستخدم شركتك المناقصات.

2. اختر إنشاء مناقصة، فينسخ النظام قائمة متطلبات المناقصات الخاصة بشركتك إلى المناقصة الجديدة.

3. املأ رقم المناقصة والعنوان ونوع المناقصة وطريقة التقديم والجهة الطارحة، ومدة سريان العرض (أيام).

4. أدخل المواعيد الرئيسية: تاريخ الطرح وزيارة موقع المشروع وآخر موعد للاستفسارات وآخر موعد للتقديم، ولا يجوز أن يسبق أي منها تاريخ الطرح.

5. إذا كان الضمان الابتدائي مطلوباً ففعّل الضمان الابتدائي مطلوب، وأدخل قيمة الضمان الابتدائي أو نسبة الضمان الابتدائي % والعملة.

6. اختر حفظ.

عرض كل المناقصات

افتح إدارة العملاء › المشاريع والمناقصات › المناقصات. تظهر المناقصات مرتبة بأقرب موعد تقديم، مع رقم المناقصة والعنوان وفرصة البيع ونوع المناقصة وآخر موعد للتقديم والحالة. صفِّ القائمة بحسب الحالة أو المشروع أو الجهة الطارحة، أو ابحث بالعنوان أو الرقم. واضغط على المناقصة لفتحها في فرصة البيع التابعة لها.

العمل على المناقصة

يعرض قسم المناقصة الأيام المتبقي على التقديم، ونسبة اكتمال قائمة المتطلبات، وعدد الاستيضاحات وخطابات الضمان.

• قائمة متطلبات التقديم: اختر إضافة متطلب لكل مستند أو عمل، مع النوع وتاريخ الاستحقاق والمسؤول والحالة (معلق أو قيد التنفيذ أو منجز أو لا ينطبق).

• الاستيضاحات والملاحق: اختر إضافة استيضاح لتسجيل سؤال مرسل منا أو ملحق مستلم، مع المرجع ورقم الملحق والسؤال / المحتوى والإجابة. وتظهر الأسئلة التي لم يُرد عليها بعبارة لم تتم الإجابة بعد.

• خطابات الضمان: اختر إضافة خطاب ضمان لتسجيل الضمان الابتدائي. راجع خطابات الضمان.

• مستندات المناقصة: احفظ كراسة الشروط وملفات عرضك.

تسجيل النتيجة

تفتح كل خطوة نافذة تأكيد تشرح أثرها:

• تسجيل التقديم يسجّل وقت التقديم ومن قدّم العرض.

• تمت الترسية تسجّل فرصة البيع كبيع ناجح.

• لم تتم الترسية تسجّل فرصة البيع كفرصة لم تتم، والسبب مطلوب.

• إلغاء يلغي فرصة البيع، والسبب مطلوب.

• عدم المشاركة يجعل قرار تقديم العرض «لن نقدّم عرضًا» ويغلق فرصة البيع كفرصة لم تتم بسبب عدم المشاركة، والسبب مطلوب.

ويرسل النظام تذكيرات قبل آخر موعد للتقديم بسبعة أيام ويومين وفي اليوم نفسه.

أسئلة شائعة

هل يمكن أن تكون لفرصة البيع مناقصتان؟ لا، فالمناقصة تتبع فرصة بيع واحدة. وإذا أُعيد طرح المناقصة فتابعها في فرصة بيع جديدة.

أين يُحفظ نموذج قائمة متطلبات المناقصات؟ في إعدادات إدارة العملاء، في تبويب متطلبات المناقصات.