حفظ مستندات الموظفين ومتابعة انتهاء صلاحيتها

احفظ الأوراق الرسمية لكل موظف في مكان واحد: عقود العمل، والهويات الوطنية، وجوازات السفر، وتصاريح الإقامة، ورخص القيادة وما يشبهها. يحتفظ النظام بكل ملف تستبدله إصداراً سابقاً، وينبّه الموظف ومديره قبل انتهاء المستند، فلا يفوتك موعد تجديد.

أضف مستنداً

1. افتح الموارد البشرية › الموظفون › مستندات الموظفين واختر مستند جديد.

2. اختر الموظف وأدخل العنوان، مثل «عقد العمل 2026».

3. اختر الفئة.

4. حدّد الظهور.

5. أرفق الملف.

6. أدخل تاريخ الإصدار. وإذا كان للمستند تاريخ انتهاء، فعّل له تاريخ انتهاء وأدخل تاريخ الانتهاء.

7. اختر حفظ.

يسجّل حقل الظهور الجهة التي يخصها المستند: الموظف فقط أو الموارد البشرية فقط (الخيار الافتراضي) أو المدير والموارد البشرية أو عام. ويرى الموظف في الخدمة الذاتية الإصدار الحالي من مستنداته، لذلك احتفظ خارج النظام بالملفات التي لا ينبغي أن يطّلع عليها.

يقبل النظام ملفات PDF وWord والصور (JPG وPNG وGIF) بحجم أقصاه 10 ميجابايت. عند تفعيل له تاريخ انتهاء يصبح تاريخ الانتهاء مطلوباً، ولا يجوز أن يسبق تاريخ الإصدار، ويعرض النموذج عندها لا يمكن أن يسبق تاريخ الانتهاء تاريخ الإصدار.

استبدل المستند بإصدار جديد

عند تجديد جواز السفر أو العقد، لا تنشئ مستنداً ثانياً، بل ارفع الملف الجديد إصداراً:

1. من قائمة الإجراءات في صف المستند، اختر إصدار جديد.

2. أرفق الملف واختر رفع.

يرتفع رقم عمود الإصدار بمقدار واحد (v1 ثم v2 ثم v3…) وتظهر رسالة تأكيد. لعرض السجل، اختر الإصدارات من قائمة الصف، ويمكنك تنزيل كل ملف سابق من هناك. واستخدم تنزيل لفتح الملف الحالي.

تذكيرات الانتهاء

تظهر شارة منتهي على المستندات التي تجاوزت تاريخ انتهائها، في القائمة وفي ملف الموظف. ويرسل النظام أيضاً تذكيرات قبل تاريخ الانتهاء بـ 90 و60 و30 و7 أيام إلى الموظف ومديره المباشر، بشرط تفعيل إشعارات انتهاء المستندات في إعدادات الموارد البشرية. وتعرض شاشة الالتزام المستندات المنتهية أو القريبة من الانتهاء لتتابعها الموارد البشرية في مكان واحد.

أسئلة شائعة

هل يستطيع الموظف رؤية مستنداته؟ نعم. يرى الموظف في الخدمة الذاتية الإصدار الحالي من المستندات المسجلة باسمه ويستطيع تنزيلها.

أين تظهر المستندات أيضاً؟ في تبويب المستندات في ملف الموظف، مع الفئة وتاريخ الانتهاء والحالة.

هل أحفظ الشهادات المهنية هنا؟ يمكنك ذلك، لكن الشهادات المهنية أنسب للمؤهلات، لأنها تسجل جهة الإصدار ورقم الشهادة وتغذي صورة المهارات.