كيف تعمل دورة المبيعات

تجمع قائمة المبيعات كل ما يخص البيع: العروض التي ترسلها، والفواتير التي تصدرها، والبضاعة التي تعود إليك، والأسعار التي تطبقها. يرتبط كل مستند بيع بعميل وبالفرع الذي تعمل فيه، ويرحّل النظام أثره على المخزون والدفاتر تلقائياً. يشرح هذا المقال كيف تترابط المستندات لتختار المستند المناسب في كل موقف.

المستندات وأثر كل منها

مسار البيع المعتاد

1. أرسل إلى العميل عرض سعر. لا يحجز العرض بضاعة ولا يرحّل قيداً.

2. عند موافقة العميل، حوّل العرض إلى فاتورة، أو أنشئ الفاتورة مباشرة.

3. يرحّل النظام الفاتورة فور حفظها، فلا توجد مسودة ولا مرحلة اعتماد.

4. إذا كان فرعك يسلّم البضاعة عن طريق المخزن، ينشئ النظام أمر صرف للفاتورة، ويصرف أمين المخزن البضاعة من المخزون › امر صرف. أما في غير ذلك فتخرج البضاعة من المخزن عند حفظ الفاتورة.

5. إذا كان السداد آجلاً، سجّل التحصيل لاحقاً من الحسابات › المقبوضات › إستلام مبلغ من عميل.

6. إذا أعاد العميل بضاعة، سجّل مرتجع عميل. أما رد المبلغ فيتم في خطوة مستقلة من الحسابات › المدفوعات › ارجاعات العملاء.

للبيع المباشر عند المنضدة استخدم شاشة نقطة البيع بدلاً من نموذج الفاتورة. بيع نقطة البيع فاتورة مبيعات أيضاً، لذلك يظهر في القائمة نفسها وفي التقارير نفسها.

ما الذي يحدد السعر

يأتي سعر كل بند من قائمة الأسعار التي تختارها في المستند، وقد ينطبق عليه خصم خاص بالعميل. لا يبيع المستخدم إلا من قوائم الأسعار المرتبطة به. اقرأ كيف تُحدَّد الأسعار والخصومات.

قبل أول عملية بيع

• أن يكون العميل مسجلاً. تُنشأ بيانات العملاء من إدارة العملاء › العملاء › العملاء.

• أن تكون لديك قائمة أسعار واحدة على الأقل مرتبطة بالمستخدم.

• أن تكون شروط الدفع معرّفة في الإدارة › المنشأة › شروط الدفع.

• أن يكون للمستخدم الذي يصدر فواتير نقدية خزينة مرتبطة بحسابه في الإدارة › الصلاحيات › المستخدمين.

أسئلة شائعة

هل يمكنني تعديل فاتورة مبيعات بعد حفظها؟ لا، فالفاتورة المحفوظة مرحّلة بالفعل. يمكنك حذفها ما دام لم يُسجَّل عليها مرتجع ثم إدخالها من جديد، أو تسجيل مرتجع للبنود الخاطئة.

لماذا لا أرى أحد العناصر المذكورة هنا في القائمة؟ تحتاج كل شاشة إلى صلاحية خاصة بها. اطلب من مسؤول النظام مراجعة صلاحيات مجموعتك.