إضافة عميل أو تعديل بياناته

العميل هو كل من تصدر له فاتورة. وعندما تحفظه ينشئ النظام له سجل منشأة وحساب ذمم مدينة في دفتر الأستاذ، فتعمل المبيعات والتحصيل وكشوف الحساب من اليوم الأول.

قبل أن تبدأ

• يجب أن توجد مجموعة عملاء واحدة على الأقل، فالمجموعة حقل إلزامي.

• لكي يتحقق النظام من صيغة الرقم الضريبي والسجل التجاري، يجب أن تكون دولة شركتك محددة.

إضافة عميل

1. افتح إدارة العملاء › العملاء › العملاء واختر إضافة عميل.

1. في قسم نوع العميل اختر فرد أو منشأة. وإذا كانت الشركة مسجلة في إدارة العملاء منشأةً ولم تصبح عميلاً بعد، فاخترها في منشأة مسجّلة (اختياري). يملأ النظام النموذج من بياناتها، ولا ينشئ منشأة ثانية.

2. في قسم بيانات الاتصال أدخل الاسم واختر المجموعة. وأضف وسيلة تواصل واحدة على الأقل: الجوال أو الهاتف أو البريد الإلكتروني، أو جهة اتصال لديها إحداها. ويكون الفرع دائماً فرعك.

3. في قسم المسؤول والتصنيف راجع المسؤول، وهو أنت افتراضياً. ويمكنك أيضاً تحديد المنشأة الرئيسية والنشاط التجاري والمصدر والمنطقة البيعية وفئة العميل وحجم المنشأة.

4. في قسم الموقع الجغرافي اختر الدولة والمحافظة والمدينة واكتب العنوان. ثم حدد مكان العميل على الخريطة: ابحث عن المكان، أو اختر استخدم موقعي، أو اضغط على الخريطة لوضع العلامة. بعد وضع العلامة اختر استخدم هذا العنوان لنسخ العنوان إلى العنوان على الخريطة.

5. في قسم الضريبة والبيانات القانونية أدخل رقم التسجيل الضريبي والسجل التجاري، والهوية الوطنية إذا كان العميل فرداً، ثم العنوان الوطني. العنوان الوطني مطلوب في الفواتير الضريبية القياسية في السعودية وفي الفواتير الإلكترونية للمنشآت في مصر.

6. في قسم شروط الفوترة حدد حد الائتمان ومدة السداد (أيام)، وأدخل الرصيد الافتتاحي إذا كان للعميل رصيد سابق.

7. في قسم جهات الاتصال اختر إضافة جهة اتصال لربط جهة اتصال موجودة أو إنشاء جهة جديدة. حدد الدور لكل منها، واختر جهة الاتصال الرئيسية واحدة فقط.

8. أضف ما تحتاجه في تفاصيل إضافية والمرفقات والصورة، ثم اختر حفظ.

السجلات المكررة

• أثناء الكتابة يعرض النموذج المنشآت الموجودة التي تشبه ما تدخله. اختر استخدم هذه المنشأة للعمل على ذلك السجل بدلاً من إنشاء سجل جديد.

• إذا كان الرقم الضريبي أو السجل التجاري مسجلاً لمنشأة أخرى، يرفض النظام الحفظ وتذكر الرسالة اسم تلك المنشأة. استخدمها، أو اطلب من مدير النظام دمج السجلين.

تعديل بيانات عميل

1. في قائمة العملاء افتح قائمة إجراءات في صف العميل واختر تعديل.

2. عدّل بيانات الاتصال أو المسؤول أو الموقع أو شروط الفوترة، ثم اختر حفظ.

تظهر بيانات الهوية والتصنيف للقراءة فقط في شاشة التعديل، لأنها تخص المنشأة. اختر تعديل في ملف المنشأة لتغييرها هناك، وينسخ النظام التعديل إلى العميل. وإذا غيّرت اسم العميل يتغير اسم حسابه في دفتر الأستاذ أيضاً.

خصومات خاصة بعميل واحد

بعد حفظ العميل يتيح لك زر خصومات قوائم الأسعار أن تمنحه شروطاً خاصة على قائمة أسعار: سعراً ثابتاً أو سلسلة خصومات متتالية، لكل الفئات أو لفئات محددة أو لصنف واحد. ويطبّق النظام الصفوف بحسب الأولوية.

أسئلة شائعة

لماذا يرفض النظام الحفظ ويطلب جوالاً أو هاتفاً أو بريداً؟ يجب أن يكون التواصل مع العميل ممكناً. املأ أحد الحقول الثلاثة، أو أضف جهة اتصال لديها أحدها.

هل يمكنني حذف عميل؟ لا. يُؤرشف العميل ولا يُحذف، فتبقى فواتيره وقيوده كما هي. راجع حالة العميل وحد الائتمان.