كيف تعمل دورة المشتريات

تجمع قائمة المشتريات كل ما يخص الشراء: الموردين الذين تشتري منهم، والأوامر التي تصدرها، والفواتير التي تُدخل البضاعة إلى المخزون، والبضاعة التي تعيدها. فاتورة المشتريات هي المستند الذي يحرّك المخزون والمال، أما أمر الشراء فالتزام فقط.

المستندات وأثر كل منها

مسار الشراء المعتاد

1. تأكد من تسجيل المورد. اقرأ إضافة مورد.

2. أصدر أمر شراء بالأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها. لا يرحّل الأمر أي قيد.

3. عند وصول البضاعة نفّذ الأمر، فتُفتح فاتورة مشتريات معبأة من الأمر. عدّلها لتطابق ما استلمته ثم احفظها. ويمكنك أيضاً إنشاء فاتورة مشتريات مباشرة دون أمر شراء.

4. سجّل أرقام إيصالات الاستلام الورقية في المخازن إن كنت تستخدمها. اقرأ تصحيح أرقام الإيصالات اليدوية.

5. سدّد للمورد من الحسابات › المدفوعات › دفع مبلغ إلي مورد، إلا إذا كانت الفاتورة بشرط دفع نقدي.

6. إذا كانت البضاعة معيبة أو زائدة، أعدها إلى المورد.

بضاعة تحتفظ بها لحساب المورد

اجعل بند الشراء بضاعة أمانة عندما تصل البضاعة وتبقى ملكاً للمورد، فتُحفظ منفصلة عن مخزونك. اقرأ استلام بضاعة أمانة.

تصحيح الأخطاء

يمكن للمستخدمين الذين يملكون الصلاحية تعديل فاتورة المشتريات أو حذفها. ويرفض النظام الأمرين إذا بيعت البضاعة أو نُقلت، أو إذا سُجّل على الفاتورة مرتجع أو سداد.

متابعة الموردين

لكل مورد ملف ودفتر أستاذ وشاشة المورد 360 التي تعرض الإنفاق وأعمار الذمم الدائنة وحركة الحساب. ولفهم سبب تغيّر الرصيد اقرأ كيف تغيّر مستندات الشراء رصيد المورد.