جهّز شركتك على النظام - قائمة اليوم الأول

البداية المنظمة توفر أسابيع من التصحيح لاحقاً. تعتمد كل خطوة في هذه القائمة على ما قبلها: يحتاج المخزن إلى فرع، ويحتاج الصنف إلى تصنيف، ويحتاج المستخدم إلى مجموعة. نفّذ القائمة بالترتيب قبل أن يسجّل أي شخص فاتورة فعلية.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى مستخدم في مجموعة تملك كل صلاحيات الإدارة. ويملك أول مسؤول في مساحة العمل هذه الصلاحيات.

• اجمع بياناتك: الفروع وعناوينها، والمخازن، والعملة التي تمسك بها الدفاتر، ونسب الضرائب، وشجرة الحسابات التي تريدها، والأصناف والموردين والعملاء وأرصدتهم الافتتاحية.

1. ابنِ الهيكل

1. أنشئ الفروع. كل فرع وحدة محاسبية لها نسختها من شجرة الحسابات.

2. اضبط الحسابات الافتراضية لكل فرع. ترحّل إليها المبيعات والمشتريات والنقدية تلقائياً.

3. أنشئ المخازن واربط كل مخزن بفرعه وبحساب المخزون الخاص به.

4. حدّد العملة الأساسية وأضف العملات الأجنبية التي تتعامل بها، ثم أدخل أسعار الصرف إن احتجت إليها.

5. عرّف الضرائب وراجع شروط الدفع.

2. جهّز الدفاتر المحاسبية

1. افتح الحسابات › السنوات المالية وتأكد من أن السنة الحالية مفتوحة ونشطة لكل فرع.

2. راجع شجرة الحسابات من الحسابات › الحسابات › الحسابات. يجب أن تكون الحسابات التي ترحّل إليها حسابات تفصيلية في المستوى الأدنى، وأن يتبع كل منها فرعاً.

3. اضبط الإعدادات الافتراضية للعمل اليومي

1. حدّد الورق الافتراضي ورسالة التذييل من إعدادات الطباعة.

2. اضبط الإعدادات الافتراضية لفاتورة البيع في كل فرع: المخزن والعميل وشروط الدفع التي تبدأ بها الفواتير الجديدة.

3. رتّب القائمة الرئيسية لتبقى الوحدات الأكثر استخداماً على الشريط العلوي.

4. أضف فريقك

1. أنشئ مجموعة لكل دور، مثل الكاشير وأمين المخزن والمحاسب. ابدأ من قالب دور واحذف ما لا يحتاجه الدور.

2. أنشئ مستخدماً لكل شخص، وحدّد مجموعته وفرعه.

3. أعطِ كل شخص رابط مساحة العمل وبريده الإلكتروني وكلمة المرور الأولى، ووجّهه إلى تسجيل الدخول والتعرف على الشاشة.

5. أدخل البيانات الأساسية

أدخل البيانات بهذا الترتيب، يدوياً أو من شاشات الاستيراد:

1. تصنيفات الأصناف والعلامات التجارية، ثم وحدات القياس.

2. الأصناف، أو استوردها من Excel.

3. الموردون، أو استوردهم.

4. العملاء، أو استوردهم.

5. قوائم الأسعار لأسعار البيع.

6. أدخل الأرصدة الافتتاحية

1. كميات المخزون الافتتاحية في كل مخزن.

2. الأرصدة الافتتاحية للعملاء والموردين، ويمكن أن يحملها ملف استيراد العملاء والموردين.

3. قيد اليومية الافتتاحي لبقية الحسابات.

ثم راجع النتيجة: يجب أن يتوازن ميزان المراجعة، وأن تطابق قيمة المخزون قيمته في نظامك السابق، وأن تطابق أعمار الذمم المدينة والدائنة أرصدتك السابقة.

7. نفّذ دورة تجريبية

سجّل دورة كاملة على بيانات تجريبية مميّزة بوضوح: أمر شراء، ثم فاتورة الشراء الخاصة به، ثم فاتورة مبيعات، ثم سند قبض من العميل. راجع القيود التي تنشئها كل خطوة، ثم احذف المستندات التجريبية أو اعكسها قبل التشغيل الفعلي.

قائمة التحقق قبل التشغيل الفعلي